|
Formål Formål med rutinen er å sikre at arkivregler følges og at ansvar er klart fordelt når det gjelder oppgaver knyttet til arkiv. Omfang / Virkeområde Rutinen gjelder alle ansatte i barneverntjenesten, merkantil ansatte i helse og sosial og arkivansatte i kommunen. Ansvar Leder barneverntjenesten Overordnet ansvar for arkiv dokumenter fra Familia Arkivleder
- systemansvarlig Visma samhandling arkiv
- styre tilganger arkiv
- kontroll med dokumenter som ikke er ferdigstilt
- periodisering
Fagleder
- kontrollere om det er dokumenter som ikke er ferdigstilt 1 gang pr mnd
- gå gjennom dokumenter med feilmerking 1 gang pr uke
- sjekke at elektronisk arkiv fungerer etter oppdateringer i Familia
- åpne mapper dersom det kommer flere dokumenter i en avsluttet sak
- varsle feil til IT
Saksbehandlere
- følge med på arkivstatus dokumenter i Familia
- gi beskjed til fagleder / leder dersom dokument står med feil dokumentstatus over tid
- gi beskjed til fagleder / leder dersom en får melding om "feil ved arkivering"
- sikre at dokumenter på huskeliste blir ferdigstilt slik at disse blir arkivert
Arkiv barneverntjenesten Fra 22.11.2016 har barneverntjenesten i Hå kommune helelektronisk klientarkiv i Visma Samhandling Arkiv (Noark 5). Alle dokument blir produsert i Familia og via en automatisert dokumentfangst, blir dokument arkivert i Visma Samhandling Arkiv. Dokumenter går fra Familia til Visma arkiv når de ferdigstilles. Mapper som er opprettet før 22.11.2016 har delt arkiv- papirarkiv og elektronisk arkiv. Utlån fra papirbasert arkiv Arkivmapper kan lånes ut av arkivet dersom mappen erstattes med utfylt lånekort. Saksbehandlere må låne hele mapper, det er ikke lov å ta enkeltdokumenter ut av mapper. Å hente en mappe fra arkivet inn på saksbehandlers kontor regnes som utlån. Mapper skal alltid leveres tilbake til arkivet ved arbeidsdagens slutt. Papirmapper Barnevernmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk. Krav til arkivlokaler følger arkivforskriften § 4 -1 og 4 - 3. Adgang til arkivlokaler gis av arkivansvarlig. Dersom saksbehandler har aktive saksmapper på kontoret sitt skal disse oppbevares nedlåst. Nøkkelen til skuffer / skap skal være nedlåst i arkivet. Informasjonssikkerhet Døren inn til arkivet skal være lukket. Dersom papirdokumenter må tas med ut av bygget skal leder ha beskjed. Koffert med kodelås skal benyttes til rettsdokumenter og liknende. Bevaring, arkivavgrensing og kassasjon Alle klientsaker på papir som ikke har vært aktive de siste 12 månedene etter at klientforholdet er avsluttet, skal overføres til kommunens bortsettingsarkiv og overføres til arkivdepot hos Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS etter 25 - 30 år. Fra Visma Samhandling Arkiv skal det regelmessig kjøres avleveringer til arkivdepot hos Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS på avsluttet klientforhold. Kommunen sin sentrale arkivtjeneste er ansvar for dette. Avlevering til klientdepot må bare gjøres på klientforhold som er helt avsluttet (ved død, 23 år eller flyttet fra kommunen og kommer aldri tilbake). Barneverntjenesten skal en gang i året sende over informasjon til kommunen sin sentrale arkivtjeneste over klientforhold som er helt avsluttet. Ulike dokument Ferdigdato sikrer arkivering:
- meldinger - gjennomgangsdokument
- undersøkelser - sluttrapport og undersøkelsesplan
- journalnotat
- postjournal - inngående brev
- tiltaksplan og evaluering
Godkjenning og ferdigdato sikrer arkivering:
- vedtak
- samtykke - signert versjon ferdigstilles, muntlig samtykke i journalnotat eller i tiltaksplan
Interne saksforberedelse Journalnotat som er markert som interne saksforberedende notat overføres ikke arkiv. Dersom disse opplysningene skal arkiveres, må informasjon føres i klientens postjournal. |