|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:
- Sørge for at mottatte brev blir journalført i Public 360. Dette gjelder også faks, e-post og sms. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler blir importert (e-post) eller skannet inn i Public 360.
- Ha ansvaret for at all sakspost som produseres, blir journalført i Public 360. Dokument (utgående brev og interne notat) som saksbehandler skriver, må saksbehandler ekspedere i Public 360 og sende ut.
- All saksbehandling skal skje i fylkeskommunens sak-/arkivsystem Public 360, eventuelt i aktuelt fagsystem. Saksbehandler kan selv registrere utgående brev og ferdigstille dette, og endelig journalføring kvalitetssikres av arkivtjenesten .
- Saksmapper som skal avsluttes i Public 360, settes i status avsluttet av saksbehandler. Restanser må være avskrevet og konsepter ekspedert før saken kan settes i status avsluttet.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|