|
I arkivforskriften, § 2-1, er det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." Arkivtjenesten i sentraladministrasjonen i fylkeskommunen er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Ytre organer er også innlemmet i denne sentraliserte arkivtjenesten etter innføring av P360. Personale som arbeider med dokumentbehandling og andre arkivrelaterte oppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for fylkeskommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle fylkeskommunens enheter. Vest-Agder fylkeskommunes arkivtjeneste (Dokumentsenterets) hovedoppgave er å registrere, bevare og tilgjengeliggjøre viktig/nødvendig dokumentasjon i nåtid og fremtid i.h.t. gjeldene lovverk. Arkivtjenesten skal:
- registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
Det skal være én ansvarlig for det arkivfaglige i hver journalførende enhet som bruker fagsystemer som ikke er integrert mot P360. Vedkommende er faglig underordnet arkivleder og delegert fagansvar for arkivdanningen i fagsystemet, og har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og fylkeskommunens arkivplan. |
|