Alle barnehagene skal ha saksarkivet sitt samt barnemapper og personalmapper i kommunens dokumenthåndteringssystem Public 360°. Public 360° er godkjent som fullelektronisk arkiv, og papirer produsert i eller kommet inn til barnehagen etter overgangen til Public 360°, skal registreres i Public 360° og deretter makuleres.
Inneholder saker om barnehagens drift/egenforvalting og saker av barnehagefaglig karakter. Man kan kort og godt si at saksarkivet inneholder de dokumentene som ikke arkiveres i barnemapper eller personalmapper.
Alle dokumenter som registreres i Public 360° må legges i en sak. Sakene i saksarkivet er ordnet etter et emnebasert ordningsprinsipp kalt «k-kodene». K-kodene kan sammenlignes med en artskontoplan.
Dersom det eksisterer en passende sak allerede, benyttes denne. Hvis ikke opprettes det en ny. Barnehagene kan selv opprette saker i Public 360°. Dokumentsenteret søker deretter opp disse sakene og påfører dem en k-kode.
Dette dokumentet inneholder en oversikt over noen av saksområdene en barnehage kan ha dokumenter innenfor. Alle barnehagene har ikke nødvendigvis dokumenter om alt, og det er ikke gitt at dokumentene er arkivverdige eller journalpliktige selv om de omhandler et av saksområdene som er listet opp. Under k-kode 435, som omhandler utplassering, hospitering m.m., er det ikke gitt at en e-post som handler om klokkeslett for oppmøte skal arkiveres. Taushetserklæringen skal derimot inn i Public 360°.
Personalarkiver i kommunen ble sentralisert i 2004. Ved overgangen til Public 360° i 2013 ble det fullelektronisk. Kommunen gikk gradvis over til å skanne mer og mer (altså dobbeltarkivering), og fra rundt 2010 er de elektroniske mappene i Public 360° mer eller mindre komplette. De fysiske mappene som er eldre enn 2013 befinner seg på Rådhuset.
Med tilgang til Public 360° er det mulig for styrer å legge dokumenter rett inn i personalmappen heller enn å sende en papirkopi i internposten. Selve mappene skal imidlertid alltid opprettes av Dokumentsenteret. Dette gjøres på grunnlag av mottatt ansettelseskontrakt.
Ansettelsessakene er ikke et eget arkiv, men hører hjemme i kommunens sentrale saksarkiv i Public 360°. Siden ansettelsesprosessen utgjør en såpass sentral del av hverdagen i en barnehage, legges det inn en forklaring på dette saksområdet også:
Dokumenter som kommer inn dit + de som ekspederes derfra blir automatisk overført til en sak i Public 360 . Det er derfor ikke nødvendig å gjøre noe mer i forhold til arkivering av disse. Øvrige arkivverdige dokumenter som tilhører ansettelsessaken, men som skrives utenfor Webcruiter (for eksempel innstilling og tilbudsbrev med kontrakt) kan enten arkiveres direkte i ansettelsessaken eller sendes fortløpende til Dokumentsenteret for arkivering. Referansenummeret fra Webcruiter skal alltid føres på ansettelsesdokumentene som sendes til Dokumentsenteret.
Hver barnehage har en egen samlesak per år for ikke-utlyste stillinger. Her kan ansettelsesdokumenter for saker som ikke går via Webcruiter arkiveres. Disse sakene skal altså ikke inneholde dokumenter som hører hjemme i personalmappene eller de Webcruiter-baserte ansettelsessakene.
Det skal være én sak (mappe) per barn. Barnemappene opprettes manuelt i Public 360° av barnehagen selv. Se egen oversikt for eksempler på dokumenter som hører hjemme i barnemappene.
I og med at Public 360° er et fullelektronisk dokumenthåndteringssystem, er det nå mulig med samhandling med andre kommunale instanser direkte i mappene. Dersom for eksempel styrket barnehagetilbud er inne i bildet, slippes de inn i barnemappene og produserer dokumentene direkte.
Generelle saker om en gruppe barn – journalføres og arkiveres i enhetens saksarkiv.
I tabellen nedenfor er det gitt eksempler på saksområder som kan være aktuelle for barnehagene:
| Arkivkode (K-kode)
|
Saksområde
|
| Fellesklasser
|
| 0 - Organisering og Administrasjon
|
| 004
|
Årsmelding barnehage
|
| 030
|
Intern kontrakt, resultatvurdering
|
| 031
|
Organisasjonsutvikling
|
| 032
|
Ledelses- og personalutvikling
|
| 033
|
Styrer, råd utvalg Innkallinger og referater
|
| 034
|
Bemanning, stillingshjemler, studenter med mer
|
| 035
|
Administrative faste organer, medlemmer AMU innkalling/referater
- Ledermøter
- Avdelingsmøter
- Fagmøter (herunder spes.ped.møter
- Medbestemmelsemøter (m/fagforeninger)
- AMU/HAMU
- SU/AU
- AMG
Søknad om innsyn i dokumenter
|
| 041
|
Delegering av myndighet
|
| 044
|
Konsulentbistand (avtaler/kontrakter) Post- og budtjeneste (kontrakt)
|
| 046
|
Arkivtjeneste, avleveringslister
|
| 055
|
Postjournal
|
| 057
|
Bibliotektjeneste
|
| 060
|
Risikoanalyse og informasjonssikkerhet
|
| 064
|
Arkiv- og datasystemer (eks Vigilo, Hypernett, Travel Exp)
|
| 068
|
Arkivdepot (avleveringslister, spørreundersøkelse)
|
| 1 – Plan og budsjett
|
| 145
|
Øk plan 2014-1017 NN enhet
|
| 146
|
Årsplan 2013 NN enhet
|
| 150
|
Generelt om budsjett
|
| 151
|
Årsbudsjett, enhetens innspill
|
| 153
|
Budsjettendringer
|
| 2 – Regnskap og finans
|
| 210
|
Perioderapporter 2015
|
| 212
|
Regnskapssaker
|
| 213
|
Anvisning og attestasjon, kopi av signatur
|
| 233
|
Refusjon, tilskudd inn, generelt
|
| 267
|
Barn,- og personalforsikring, generelt
|
| 271
|
Erstatningskrav mot egen forv.
|
| 4 – Personalpolitikk og – forvaltning
|
| 401
|
Medbestemmelse
|
| 402
|
Introprogram for nytilsatte, fadderordning
|
| 403
|
Arbeidstid, vaktliste, ferielister
|
| 404
|
Stillingsbeskrivelse, funksjonsbeskrivelser, generelle. Utdanningskrav, søkn disp/svar
|
| 404 A10 &18
|
Dispensasjon fra utdanningskravet
|
| 408
|
Arbeidskonflikter, forhandling v/streik
|
| 41
|
Saker om ansettelse, arkiveres hos Dokumentsenteret
|
| 413
|
Innleid arbeidskraft, kontrakt med vikarbyrå
|
| 430
|
Kompetanseutvikling, opplæring, plan
|
| 431
|
Utvikling i egen regi, egenproduserte kurs
|
| 434
|
Andre kurs og konferanser Søknad om deltagelse herunder dekning av kursavgift
|
| 435
|
Utveksling, hospitering, praksisplass, taushetsplikt for disse
|
| 44&14
|
Arbeidstilsynet, tilsynsrapport HMS-sjekk/Ik-runde
|
| 44&34
|
Evaluering, kvalitetssikring
|
| 440
|
Arbeidsmiljø, HMS
|
| 446
|
Internkontroll, herunder nestenulykker/ulykker - ansatte
|
| 46
|
Fravær, permisjon, ferie (generelt)
|
| 461
|
Sykefraværsstatistikk
|
| 5 – Lønn, godtgjøring, trygd og pensjon
|
| 512
|
Tarifforhandlinger (en sak pr år)
|
| 521
|
Lønnsregulativer
|
| 542
|
Bredbånd og telefonigodtgjøring
|
| 561
|
Yrkesskadeerstatning
|
| 6 – Eiendoms- og materiellforvaltning
|
| 600&53
|
Bruk av barnehagens ressurser til private formål
|
| 611
|
Eiendomsforvaltning
|
| 613
|
Administrasjonsbygg, ev. leieavtaler
|
| 614
|
Bygg, lokaler (Nøkler, nøkkelskjema)
|
| 620
|
Inventar generelt
|
| 625
|
Teknisk inventar
|
| 631
|
Datamaskiner
|
| 631&01
|
Kopieringsmaskiner (leieavtaler)
|
| 635
|
Telefon og sambandsutstyr
|
| 64
|
Materiell og utstyr (for eksempel matlagingsutstyr)
|
| 65
|
|
| 67
|
Forbruksmateriell /se k-koder
|
| Fagklasser
|
| A – Opplæring
|
| A1 – Barnehage
|
| A10
|
Felles
|
| A10&58
|
Tilsyn (korrespondanse gjennom 360). Barn, søknad og inntak.
|
| A11
|
Kontakt med foresatte (infoskriv ut)
|
| A12
|
Pedagogisk arbeid (inkludert morsmålsundervisning)
|
| A13
|
Aktivitetstiltak, velferdstiltak
|
| A14
|
|
| A15
|
|
| A16
|
Spesialpedagogiske tiltak, ergoterapi, musikkterapi
|
| B – Opplærings- og elevforhold
|
| B4 – Barnehage/skole hjem
|
| B40
|
Felles
|
| B42
|
Foreldrekontakter, valgte
|
| B43
|
Kontakt med foresatte
|
| Andre aktuelle arkivkoder
|
| F
|
| F47
|
Barnevern
|
| G
|
| G12
|
Skolehelsetjeneste
|
| G55
|
Skade under lek og fritid (uønsket hendelse), skademeldinger, generelt. Skademeld i mp til enkelt barn
|
| Q
|
| Q81
|
Fartsbegrensning
|
| X
|
| X01
|
Flagg- og festdager
|
| X2
|
Beredskap
|
| X31
|
Politianmeldelser
|
| X63
|
Dokumenter vedrørende praksisplass fra NAV
|
| Dokument
|
Tittel i Public 360
|
Dokument-kategori
|
Mottaker
|
Kopi-mottaker
|
Avsender
|
Ansvarlig
|
Barnemappe/ Saksarkiv
|
Merknad
|
Generelle dokumenttyper
|
| Oppstartsskjemaer
|
Kontaktskjema / Tillatelsesskjema / Helseskjema / Ansvarsskjema
|
Internt notat/ Epost uten oppfølging
|
|
|
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Øvrige samtykkeskjemaer (overføring av opplysninger, m.m.)
|
Samtykke til […]
|
Dokument inn
|
Barnehage
|
|
Foresatte
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Henvisningsskjemaer (PPT, Fysio-ergoterapitjenester m.m.)
|
Tittel
|
Henvisning til [navn på enhet] for [tiltak] - Fornavn Etternavn, f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Aktuell instans
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Henvisning til [navn på enhet] for [tiltak]
|
| Møtereferat (samarbeid med andre enheter og offentlige instanser)
|
Tittel
|
Referat fra møte DD.MM.ÅÅÅÅ - Fornavn Etternavn, f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt referat
|
Møte-deltagere (enhet)
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Referat fra møte DD.MM.ÅÅÅÅ
|
| Referater mottatt fra andre
|
Referat fra møte DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument inn
|
Barnehage
|
|
Avsender
|
Barnehage
|
Barnemappe/ saksarkiv
|
|
Spesialpedagogiske tiltak
|
| Sakkyndig vurdering
|
Tittel
|
Sakkyndig vurdering av behov for spesialpedagogisk hjelp for - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
PPT
|
PPT
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Sakkyndig vurdering av behov for spesialpedagogisk hjelp
|
| Samtykkeskjema
|
Tittel
|
Samtykke til spesialpedagogisk hjelp til førskolebarn – Fornavn Etternavn – f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument inn
|
Styrket BHG
|
Barnehage
|
Foreldre
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Samtykke til spesialpedagogisk hjelp til førskolebarn
|
| Vedtak om spes.ped.
|
Tittel
|
Vedtak om spesialpedagogisk hjelp ihht. barnehagelovens §19 e for - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument ut
|
Foresatte
|
PPT/ Barnehage
|
Styrket BHG
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Vedtak om spesialpedagogisk hjelp ihht. barnehagelovens §19 e
|
| Ikke innvilget spes.ped.
|
Tittel
|
Behov for spesialpedagogisk hjelp ihht. barnehagelovens §19 a - Ikke innvilget - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument ut
|
Foresatte
|
PPT/ Barnehage
|
Styrket BHG
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Behov for spesialpedagogisk hjelp ihht. barnehagelovens §19 a - Ikke innvilget
|
| IOP
|
Tittel
|
Individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017 for - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument ut
|
Foresatte
|
PPT/ Barnehage
|
Styrket BHG
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017
|
| IOP
|
Tittel
|
Halvårsevaluering av individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017 for Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument ut
|
Foresatte
|
PPT/ Barnehage
|
Styrket BHG
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Halvårsevaluering av individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017
|
| IOP
|
Tittel
|
Årsevaluering av individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017 for - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Dokument ut
|
Minimum én foresatt
|
PPT/ Barnehage
|
Styrket BHG
|
Styrket BHG
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Årsevaluering av individuell opplæringsplan (IOP) for barnehageåret 2016/2017
|
| Kartleggingsskjema
|
[Navn på testen]
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
|
|
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Støtte-/tilretteleggings-timer
|
Søknad om tilretteleggingstimer for barnehageåret 2016/2017 - [Navn på barnehage]
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Styrket BHG
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Saksarkiv
|
En sak per barnehage per år
|
| Vedlegg til støttetimer
|
Tittel
|
Vedlegg til søknad om støttetimer - Fornavn Etternavn, f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
|
|
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
Skal sendes sammen med søknaden. Legg på ekstra rettighet til «styrket barnehagetilbud – skjermet dokumentasjon» og last opp vedlegget som filreferanse til selve søknaden
|
| Offentlig tittel
|
Vedlegg til søknad om støttetimer
|
Korrespondanse med barnevern
|
| Bekymringsmelding
|
Tittel
|
Bekymringsmelding - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barne- og familie-enheten
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Bekymringsmelding
|
| Bekreftelse på mottatt bekymringsmelding
|
Tittel
|
Bekreftelse på mottatt bekymringsmelding - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
Barne- og familie-enheten
|
Barne- og familie-enheten
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Bekreftelse på mottatt bekymringsmelding
|
| Anmodning om opplysninger
|
Tittel
|
Anmodning om opplysninger - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
Barne- og familie-enheten
|
Barne- og familie-enheten
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Anmodning om opplysninger
|
| Svar på anmodning om opplysninger
|
Tittel
|
Svar på anmodning om opplysninger - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barne- og familie-enheten
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Svar på anmodning om opplysninger - Fornavn Etternavn - f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
| Avslutning av sak
|
Tittel
|
Avslutning av sak Fornavn Etternavn – f. DD.MM.ÅÅÅÅ
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
Barne- og familie-enheten
|
Barne- og familie-enheten
|
Barnemappe
|
|
| Offentlig tittel
|
Avslutning av sak
|
Øvrig korrespondanse
|
| Innkommende e-poster fra eksterne, f.eks. foreldre
|
[Gi en tittel som sier noe om innholdet og som gjør det mulig å skille denne e-posten fra andre i barnemappen]
|
E-post inn
|
Den som skal besvare
|
Andre som bør kjenne til dette
|
Avsender
|
Samme som mottaker
|
Barnemappe/ Saksarkiv
|
|
| E-poster fra andre brukere av Public 360
|
[Gi en tittel som sier noe om innholdet og som gjør det mulig å skille denne e-posten fra andre i barnemappen]
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
Andre som bør kjenne til dette
|
Avsender
|
Avsender
|
Barnemappe/ Saksarkiv
|
|
| Varsel om stedlig tilsyn
|
[Navn på barnehage] - Varsel om stedlig tilsyn etter Lov om barnehager
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
Fagstab
|
Fagstab
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|
| Tilbakemelding på varsel om tilsyn
|
[Navn på barnehage] - Tilbakemelding på varsel om stedlig tilsyn etter Lov om barnehager
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Fagstab
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|
| Tilsynsrapport
|
[Navn på barnehage] - Tilsynsrapport
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
Kommunal-direktør
|
Fagstab
|
Fagstab
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|
| Tilsyn egenrapportering
|
[Navn på barnehage] - Tilsyn - Egenrapportering
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Fagstab
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|
| Dispensasjons-søknad fra utdanningskravet
|
[Navn på barnehage] – Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Fagstab
|
|
Barnehage
|
Barnehage
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|
| Svar på dispensasjons-søknad
|
[Navn på barnehage]– Svar på søknad om dispensasjon fra utdanningskravet
|
Internt notat/ Epost med oppfølging
|
Barnehage
|
|
Fagstab
|
Fagstab
|
Saksarkiv
|
En samlesak per år
|