|
Skal bevarast: - Planar for etablering, drift og tilsyn av barnehagar - Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningsliner for tildeling av tilskot, retningsliner for inntak og opphald i barnehage - Saker om godkjenning av barnehagar, oppfølging av avvik med viktigheit for barnehagens godkjenning, dispensasjoner frå krav - Årsplanar og årsmeldingar, avviksrapportering og kriseberedskap Om enkeltindivid bevarast følgande dokumentasjon: - skademelding - Register over barnehagebarn - for eksempel ein halvårleg liste eller rapport. Om ein bevarar desse listene eller rapportane er det ikkje naudsynt å bevare barnehagesøknader. Det ligg ein del dokumentasjon i barnehage i forbindelse med fagleg arbeid, for eksempel pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Denne dokumentasjon skal oppbevares hos PPT. PPT avleverer til depot 10 år etter siste bevegelse i ei mappe. Det tas ein del bilete i barnehagane. Nokre av bileta skal bevarast for ettertida og andre kan kasserast.Forskriften her krev ikkje automatisk bevaring av foto ut frå format. Foto som skapast som ledd i organets virksomheit er dokument som bevarast ut fra kva for funksjonar eller oppgåver fotografiet dokumenterer. Frå barnehagar og skular skal for eksempel årsmelding bevarast i henhald til forskriften her. I barnehagens og skulens årsmelding er det ofte foto der hensikta er å illustrere dei ulike aktivitetane gjennom skuleåret. Desse fbileta skal bevarast for ettertida som ein del av årsmeldinga. For at bileta også skal kunne nyttast i ettertida, må kommunen sørge for at fotoane bevarast som separate filer og at det knyttast naudsynte metadata til filene. Eit minimumskrav til metadata er dato og navn på fotograf. Forskrifta om bevaring av kommunale arkiv etter 1950 er eit minimumskrav. Riksarkivaren pålegger ikkje kassasjon av materiale som ikke krev langtidsbevaring. Den enkelte kommune står fritt til å bevare meir enn det forskriften krev og foto vil kunne inngå som ein kilde til meir kunnskap om for eksempel lokalhistoriske forhald. Vi anbefaler en fotopraksis som overheld personvernet og muliggjer etterbruk av bildene Eksempel på sakstypar som kan kasserast: Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at søknaden er motteke, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens svar om at søkaren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at søkaren står på venteliste. Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens saksbehandling i kommunen, inkl kontroll av at barnet går i barnehagen, svarbrev. Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i kommunens fakturabehandlingssystem. Kopier av søknad, utgreiing, tilråding og vedtak vedkomande pedagogisk-psykologisk teneste så fremt slike er bevart andre steder, jf pkt 7. Kartleggingar i den enkelte barnehage, herunder skjema og notat etter observasjonar som ikkje fører til at faginstansen involverast. I tilfelle der barnevern eller pedagogisk-psykologisk teneste har vert involvert bevarast dokumentasjonen i fagenheten. Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l. |