|
Hovedregel for avlevering Kommunale organer skal avlevere sitt arkivmateriale til et kommunalt arkivdepot, som skal være opprettet i henhold til bestemmelsene i arkivforskriften § 5-1, tredje ledd. Et alternativ til å benytte eget arkivdepot for den enkelte kommune kan være delta i interkommunale depotordninger og la kommunale organer avlevere sitt materiale dit. Verken arkivloven eller dens forskrifter sier noe om hvem som dekker kostnadene ved avlevering av kommunalt arkivmateriale eller hvem som har råderetten over avlevert materiale. Dette vil det altså være opp til den enkelte kommune å bestemme, eventuelt i samarbeid med andre kommuner i en interkommunal ordning. Når det gjelder råderetten over materialet, er det grunn til å understreke at arkivansvaret i en kommune inngår i det overordnede administrative ansvar som etter kommuneloven er tillagt administrasjonssjefen. Dette omfatter også ansvaret for det arkivmaterialet som er avlevert til et kommunalt arkivdepot. Videre understrekes det her at arkivansvaret ikke endres ved at en kommune deltar i en interkommunal depotordning, ansvaret påhviler fortsatt administrasjonssjefen. Avlevering skjer normalt etter ca 25-30 år, men unntak fra dette kan fastsettes av den enkelte kommune. Det kreves imidliertid at unntakene har en rimelig begrunnelse og at unntakene ikke kan gå utover sikkerheten til arkivmaterialet. Frist for å oppfylle krav til arkivdepot Arkivforskriften fastsetter en rekke krav til arkivforholdene i kommunal sektor. Regelverket gjelder både daglig arkivtjeneste og eldre og avsluttede arkiver. For de sistes vedkommende krever forskriften at kommunene etablerer en depotordning, herunder tilfredsstillende arkivlokaler. For lokalenes vedkommende har kommunene en frist til 1. januar 2012, mens de øvrige kravene har vært gjeldende fra 1. januar 1999. Riksarkivaren fører tilsyn med at kommunene oppfyller kravene i arkivforskriften, jf. arkivloven § 7. Fordeling av arkivmateriale I henhold til arkivloven § 10, tredje ledd, kan Riksarkivaren fastsette at kommunale arkiv skal avleveres til Arkivverket eller annen institusjon dersom dette er nødvendig for å bevare arkivet eller når spesielle hensyn tilsier det. En del kommunal og fylkeskommunal virksomhet har vokst frem over tid gjennom et direkte samspill mellom et statlig embete og lokale folkevalgte organer. Dette samspillet har resultert i arkivmateriale som både er av statlig og kommunalt opphav. Arkivskaperen er altså en kombinasjon av statlige og kommunale organer. Arkivet er åpenbart et offentlig arkiv, men det er verken statlig eller kommunalt etter arkivlovens definisjon. Etter hovedregelen for fordeling vil det naturlig høre hjemme både i et kommunalt og i et statlig arkivdepot, og det blir da Riksarkivaren som må ta stilling til hvor det skal plasseres. Ved endringer i et organs status mellom kommunal og statlig, vil også Riksarkivaren kunne gå inn og fatte vedtak om å holde arkivet samlet og bestemme hvor arkivmaterialet skal plasseres. Spesifiserte krav Spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til kommunale arkivdepoter, skal utarbeides av den enkelte kommune og fylkeskommune. Disse kravene skal baseres på en normalinstruks, utarbeidet av Riksarkivaren, noe som fremgår av arkivforskriften § 5-12. |