|
Når møteplan for året er fastsett i januar, oppretter arkivtenesta møta i Acos Møte (Websak). Sakshandsamar oppretter saker til utvalsbehandling i Websak. Utvalssaker opprettast som eigne journalpostar i eksisterande sak. Sakshandsamar melder opp saka til dei utval som skal handsame den. Dato for møte skal ikkje leggast inn. Sakshandsamar gjer ferdig saksframlegg med sakutgreiing og innstilling. Når saka er godkjent av leiar, får møtesekretariatet beskjed om å føre saka over frå kølista til sakskartet (uten at sakliste vert fletta eller at saka får saksnummer) dersom ferdigstilling er i god tid før oppretting av sakliste. Då kan politikarane lese saka i Møteportalen på nettbretta sine. 1 veke før møtet oppretter møtesekretariatet sakskart og lagar møteinnkalling for dei enkelte møta. Første sak i kvart møte er referatsaker. Deretter vert saker frå kølista ført over på sakskartet og gitt møtedato og saksnummer. Innkalling vert fletta og saklista vert ferdigstilt (status I = innkalling sendt). Drum vert køyrd, og sakene vil då ligge på heimesida. Medlemmane i utvalet, varamedlemmar og diverse aviser og tillitsvalde får epost om at saklista er klar. Kopi av saklista vert sett inn i eposten. Møtet vert annonsert på heimesida til Stryn kommune, med link til innkallinga. Etter møtet skriv utvalssekretær møteprotokoll. Dersom ei sak vert utsett, må ein melde opp saka på nytt, slik at den kjem på kølista til neste møte. Møteprotokollen vert signert av leiar og sekretær for møte/utval, som begge er ansvarleg for at møteboka er korrekt. Når møteprotokollen er godkjend, setter møtesekretariatet vedtakskode 10 på sakene som er ferdig handsama og protokollerer møtet. Sakshandsamar får sine ferdighandsama saker med vedtakskode 10 i ei kurv på arbeidsbordet. Sakshandsamar lager vedtaksbrev og setter på vedtakskode 60 for å stadfeste at saka er utsendt. Servicekontoret kan sende ut vedtaksbrev på vegne av sakshandsamarane. Den underteikna møteboka vert sett i perm, for seinare å bli innbunde. |