| Overordnet arkivansvar Kommunen har etter § 6 i arkivloven arkivplikt. Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivloven det øverste ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet og utarbeide rutiner for arkivarbeidet i enhetene i samarbeid med enhetsledere. Færder kommunes delegeringsreglement Arkivleders oppgaver Arkivleder skal gi veiledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har rett og plikt til:
- Rapportere til kommunedirektøren, om aktiviteten til dokumentsenteret og legge frem forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- Føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevarte og sikret
- Ta initiativ til oppdatering og endringer i arkivplanen
- Bli tatt med i avgjørelser når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell
- Være kontaktperson med interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA)
Arkivleder skal ellers:
- Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv
- Gi nyansatte nødvendig opplæring
Dokumentsentret sitt ansvarsområde: Motta, åpne, sortere, journalføre og skanne all inngående post mottatt til dokumentsenteret
- Opprette nye arkivsaker i forbindelse med journalføring
- Kvalitetssikre saker og journalposter som er registrert av saksbehandler
- Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 ganger i året
- Kvalitetssikre journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer
- Betjene utlån fra fysisk arkiv
- Vedlikeholde papirarkiv
- Journalføre egenproduserte dokument
Enhetsleder sitt ansvarsområde: Søke opp og fordele saker/journalposter til rett saksbehandler
- Se til at restanselister blir fulgt opp
- Bidra til at kravene til dokumentasjonen av saksbehandlingen blir ivaretatt
- Påse at gjeldende regelverk og rutiner, inklusive lokale arkivrutiner, blir fulgt
- Plikter å varsle arkivleder om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system
- Skal informere arkivleder når det blir ansatt nye personer og når personer slutter
Saksbehandler sitt ansvarsområde: Se til at personlig mottatt post leveres dokumentsenter for journalføring
- Ha oversikt over saker som er til behandling
- Offentlighetsvurdering
- All dokumentproduksjon i fagsystem
- Utgående brev sendes fortrinnsvis elektronisk med SvarUT. Konfidensielle dokumenter kan bare sendes elektronisk når sendingen blir kryptert, f.eks. med SvarUT, flere av systemene bl.a. Websak, Familia og fagprogram Visma Flyt PPT er godkjent for dette
- Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet
- Ferdigstille egenproduserte dokumenter, slik at dokumentsenteret kan søke de opp for journalføring
- Melde fra til dokumentsenteret når arkivsaker er ferdigbehandlet og kan avsluttes
|