| Overordnet arkivansvar Kommunen har etter § 6 i arkivloven arkivplikt. Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivloven det øverste ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet og utarbeide rutiner for arkivarbeidet i enhetene i samarbeid med enhetsledere. Færder kommunes delegeringsreglement Arkivleders oppgaver Arkivleder skal gi veiledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har rett og plikt til:
- Rapportere til kommunedirektøren, om aktiviteten til dokumentsenteret og legge frem forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- Føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevarte og sikret
- Ta initiativ til oppdatering og endringer i arkivplanen
- Bli tatt med i avgjørelser når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell
- Være kontaktperson med interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA)
Arkivleder skal ellers:
- Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv
- Gi nyansatte nødvendig opplæring
Dokumentsentret sitt ansvarsområde: Motta, åpne, sortere, journalføre og skanne all inngående post mottatt til dokumentsenteret
- Motta, åpne, sortere, overføre, journalføre og skanne all inngående post.
- Opprette og registrere nye arkivsaker.
- Dokumentsenteret gjør offentlighetsvurdering og foreslår skjerming. Saksbehandler har det endelige ansvaret.
- Journalføre alle dokumenttyper
- Kvalitetssikre saker og journalposter som er registrert av saksbehandler
- Kvalitetssikre offentlig journal
- Betjene utlån fra fysisk arkiv
- Vedlikeholde papirarkiv
- Journalføre egenproduserte dokument
- Veiledning til saksbehandlere i Websak+
Enhetsleder sitt ansvarsområde: Søke opp og fordele saker/journalposter til rett saksbehandler
- Bidra til at kravene til dokumentasjonen av saksbehandlingen blir ivaretatt
- Påse at gjeldende regelverk og rutiner, inklusive lokale arkivrutiner, blir fulgt
- Sørge for at alle innkjøp av nye systemer/applikasjoner meldes til portefølgerådet/digitalisering.
- Plikter å varsle arkivleder om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system
- Skal informere arkivleder når det blir ansatt nye personer og når personer slutter
Saksbehandler sitt ansvarsområde:
- Se til at fysisk post leveres dokumentsenter for registrering og journalføring.
- Kontroll over egne saker til behandling, og saksbehandlingsfrister.
- Offentlighetsvurdering.
- All dokumentproduksjon i fagsystem
- Utgående brev sendes fortrinnsvis elektronisk med SvarUT. Konfidensielle dokumenter skal sendes med SvarUT.
- Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet.
- Ferdigstille egenproduserte dokumenter, slik at dokumentsenteret kan søke de opp for journalføring.
- Sende saker til avslutning med jevne mellomrom, så saksoversikten blir overkommelig for saksbehandler.
|