|
Retningslinjer for klientmapper i PP-tjenesten for Søndre Land kommune. Formål Formålet med disse retningslinjene er å etablere et regelverk for håndtering av papirbaserte klientmapper i PP-tjenesten innfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. HK data er ikke et godkjent elektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer (NOARK 5). All klientinformasjon som skal tas vare på må derfor være papirbasert. Dokumenter som kun finnes elektronisk i kommunens fagsystemer skal skrives ut og arkiveres i aktuell klientmappe. Virkeområde Retningslinjene gjelder for klientsaker som blir behandlet etter Lov av 17. juni 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (Opplæringsloven). I Søndre Land gjelder retningslinjene for barn og unge opp til 16 år som er bosatt i kommunen, og voksne som har særlig opplæringsbehov på grunnskolens område. PP-tjenesten for Søndre Land har ikke ansvar for ungdom i videregående opplæring fordi Oppland fylke har egen PP-tjeneste for videregående skole. Definisjoner I retningslinjene defineres en sak som klientsak når PP-tjenesten har mottatt skriftlig henvisning på eget henvisningsskjema fra foreldre /foresatte, klienten selv, skole, barnehage, helsetjeneste, barnevern eller andre. PPT-HK er et fagsystem for PP-tjenestene, utviklet av HK-Data A/S. PPT-HK registrerer og bevarer elektronisk en stor mengde informasjon om den enkelte klient. PPT-HK skal vurderes bevart på lik linje med andre fagsystemer i Søndre Land. Med aktiv klientsak menes at klienten er registrert som aktiv sak i PPT-HK. Med avsluttet klientsak menes at klienten er registrert som avsluttet i PPT-HK. En sak avsluttes når klienten ikke lenger har behov for å motta tjenester fra PP-tjenesten, enten fordi klienten er blitt ”friskmeldt”, ikke lenger ønsker hjelp, flytter til annen kommune eller har avsluttet grunnskolen. Med klientmapper menes papirbaserte mapper som inneholder en samling dokumenter med informasjon om klienten. Med klientarkiv mener vi en samling klientmapper som er arkivert som en egen serie, atskilt fra andre arkivserier. Klientarkivet består av følgende: A: Aktivt arkiv , der alle klientmapper på aktive saker i PPT oppbevares. Finnes i eget arkivrom i 3.etg på rådhuset. Ansatte i PPT og merkantilt ansvarlig har tilgang til arkivet. B: Avsluttet arkiv , der saksmapper på klienter som er registrert som avsluttet i PPT-HK oppbevares i inntil 10 år etter at saken er avsluttet. Dette arkivet finnes i egne låsbare arkivskap på et av PP-tjenestens kontorer i 3 etg. på rådhuset. Etter 10 år avleveres klientmappene til IKA Opplandene. Kontakt fagansvarlig post&arkiv for avlevering. Personregistre Både klientmappene og den elektroniske innsamlingen av personopplysninger i PP-tjenesten utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Personopplysningene er tilgjengelige for ansatte i PP-tjenesten i den utstrekning det er nødvendig i saksbehandlingen og i den utstrekning de er nødvendige for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jfr. Forvaltningslovens § 13b, pkt 3). Fagleder i PP-tjenesten er behandlingsansvarlig for personopplysninger etter Personopplysningslovens § 2. Personopplysningslovens § 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. Behandlingsansvarlig skal etter eget tiltak rette, slette eller supplere opplysninger som er uriktige eller ufullstendige. Uriktige opplysninger som har hatt konsekvenser for klienten skal rettes. Registrering av klientsak I forkant av saksopprettelsen skal det alltid fylles ut et eget henvisningsskjema med skriftlig samtykke fra foreldre /foresatte eller klienten selv. Klientinformasjonene skal inneholde oppdatert og riktig informasjon om klientens navn, fødselsdato (evt. personnr.), adresse og telefonnummer.
- Hver ny henvisning blir først registrert i et personregister i PPT-Hk
- Deretter journalføres henvisningen i PPT-HK[1]
- Når en klientsak er registrert i PPT-HK, opprettes det samtidig en klientmappe
Hvis foresatte eller klienten selv – etter at henvisningen er registrert, likevel ikke samtykker i at tiltak iverksettes, skal det lages et notat i klientens journal om dette. Dette for senere å kunne dokumentere at det ble gitt tilbud om tiltak, som ikke ble tatt imot. Saken registreres deretter som henlagt sak og avsluttes i fagsystemet. Mappen blir i tråd med dette arkivert på lik linje med andre avsluttede klientmapper. Oppretting av klientmappe Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en klient skal arkiveres på ett sted, i klientmappen. Klientmappen skal samle inn- og utgående korrespondanse, rapporter, utskrifter av klientjournal og annet skriftlig materiale som gjelder klienten. Ordningsprinsipp Hver klientmappe blir opprettet med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp der det benyttes numerisk inndeling etter saksnummer.
- Automatisk saksnummer genereres via PPT-Hk og kan ikke endres
- Saksnummer påføres klientmappen
- I tillegg påføres klientens etter- og fornavn i nevnte rekkefølge, samt fødselsdato (evt. personnummer)
Innhold i klientmappen Klientmappen skal ha følgende innhold:
- Henvisningsskjema med samtykke
- Klientens journal m /saksdata (kontinuasjonsark) – Liste/oversikt over inn- og utgående dokumenter sortert etter brevdato.
Klientens brevjournal (grønt omslag)
- Journalnotater i kronologisk rekkefølge - Eventuelle samtykkeerklæringer (dersom klientopplysninger skal drøftes med andre, det skal hentes inn opplysninger fra andre PP-tjenester etc.) - E-post som skal behandles og journalføres på lik linje med annen post - Flyttemeldinger - Møteinnkallinger - Møtereferater - Viderehenvisninger til andre instanser - Andre inn- og utgående dokumenter vedrørende klienten
Sakkyndighetsarbeid (blått omslag):
- Sakkyndige vurderinger - Anbefalinger (for eksempel vedrørende datautstyr, barnehageplass) - Individuelle opplæringsplaner utarbeidet av skole/barnehage (IOP) - Individuell plan (IP) - Halvårsrapporter utarbeidet av skole/barnehage - Kopi av enkeltvedtak om spesialundervisning /spesialpedagogisk hjelp - Vedtak mottatt fra andre instanser (for eksempel vedr. inntak til statlig spesialpedagogisk kompetansesenter)
- Kartleggingsmateriell /prøver - Rapporter etter utredning (ut- og inngående rapporter utarbeidet ved PPT eller andre instanser) - Pedagogiske rapporter utarbeidet av skole/barnehage - Medisinske epikriser - Testresultater (f.eks. Wisc-IV, CAS, PEP-3, Leiter-R)
Interne arbeidsnotater (rødt omslag)
- Saksbehandlers personlige arbeidsnotater er å betraktet som kladd. Eksempler kan være tilfeldige håndskrevne notater /”huskelapper”, som ikke er del av den rutinemessige saksbehandlingen. - Eventuelle kopier av artikler om diagnose eller lignende, som ligger i dette omslaget er å betrakte som saksbehandlers ”private” bibliotek, og hører som sådan ikke hjemme i den enkelte klients mappe når saken avsluttes. - Råmateriale i testprotokoller, for eksempel Wisc-IV og CAS, er unntatt partsinnsyn mens det samlede resultatet ikke er unntatt partsinnsyn. Ved innsyn i klientmappen tas råmaterialet ut. Innhenting av klientopplysninger Etter samtykke kan PP-tjenesten innhente personopplysninger fra klienten selv, foresatte og klientens nærmeste familie, skole, barnehage eller andre PP-tjenester. Om nødvendig kan PP-tjenesten også innhente opplysninger fra helsevesen, sosialtjenesten eller fra påtalemyndigheten. Personopplysninger som ønskes drøftet med andre enn henvisende instans skal bare skje etter informert samtykke. Dette samtykke skrives på eget skriv, eller det drøftes med foresatte og det gjøres et journalnotat etter muntlig samtykke. Utlån, overføring og innsyn Utlån fra aktivt arkiv PP-tjenestens klientmapper skal kun brukes av ansatte i PP-tjenesten og merkantilt ansvarlig for 3. etg. Det lånes ikke ut enkeltdokumenter eller klientmapper. Saksbehandlerne i PPT har selv ansvar for å holde orden i arkiv- og arkivmapper. Dette gjelder også når klient-mapper ”overtas” av ny saksbehandler. Når det er registrert to ansvarlige på en sak, er det ”ansvarlig 1” som har ansvaret for innholdet i mappen, og for at mappen befinner seg der den skal være i forhold til status i saken. Utlån fra avsluttet arkiv Ingen klientmapper må fjernes fra avsluttet arkiv uten at utlån er registrert. Det er kun ansatte ved PPT (fortrinnsvis v/leder) som har tilgang til avsluttet arkiv. Utlånskort skal alltid fylles ut når mappe hentes fra arkivet. Lånekortet påføres mappens saksnummer, klientens for- og etternavn, låntagers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i avsluttet arkiv som informasjon om hvem som har lånt mappen, og tas ut når klientmappen leveres tilbake. Eksternt utlån Klientmapper skal ikke lånes ut til andre avdelinger i Barn og familie, andre virksomheter i Søndre Land kommune eller skoler /barnehager. Krav om innsyn i en klientmappe Krav om innsyn i opplysninger i klientmappene behandles etter reglene i forvaltningsloven §§ 18-21, se også personopplysningslovens § 18. Barnets verger har som hovedregel rett til innsyn i opplysninger i klientmappen på vegne av barnet. Det er unntak for opplysninger i dokumenter som virksomheten har utarbeidet som legg i den interne saksforberedelsen. Videre er det unntak for dokumenter som særlige rådgivere eller sakkyndige har utarbeidet som del av PP-tjenestens interne saksforberedelse, jfr. Forvaltningslovens § 18. Se også § 19 om unntak for opplysninger som det av hensyn til barnets helse, kan anses utilrådelig at det gis innsyn i, samt opplysninger som ”av særlige grunner” ikke bør meddeles videre. Se videre også bestemmelser om advokaters særlige rett til innsyn i tilfeller hvor klienten selv ikke kan gis innsyn. Etter skriftlig samtykke fra klienten /klientens foresatte oversendes kopi av alle relevante opplysninger i forbindelse med PP-tjenestens arbeid i saken. Vedkommende kan alternativt sammen med saksansvarlig i PP-tjenesten, gjennomgå mappen i PP-tjenestens lokaler. For å vurdere krav om innsyn skal PP-tjenesten motta skriftlig henvendelse om dette. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelsen kan unntas innsyn. Oversendelse av kopier (personopplysninger på forespørsel) Kopier av dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger bør sendes rekommandert eller som verdipost, jfr. personopplysningslovens § 2. Flytting til annen kommune Når en klient flytter til en annen kommune eller ved overgang til videregående skole, kan nødvendig informasjon om klienten overføres til annen PP-tjenesten når klienten eller foresatte ar gitt skriftlig samtykke til dette. Ved slik overføring skal PPT sende over kopi av relevante klientopplysninger, samt oversikt over hvilke kopierte dokumenter som oversendes. Originale dokumenter skal ikke avhendes. Bruk av e-post ved overføring av klientopplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av klient eller dennes foresatte, skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av ”kryptert e-post” innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter via e-post skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på klientmappen. Arkivering av klientmapper Klientmapper i PP-tjenesten skal arkiveres som en egen arkivserie atskilt fra andre arkivserier. Mappene skal være sortert alfabetisk, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Dette gjelder for både aktivt- og avsluttet arkiv. Aktivt arkiv I aktivt arkiv skal det bare finnes mapper på klienter som er registrert som aktive i PPT-HK. I tillegg kan oppbevares mapper vedr. ”systemsaker” (ikke navngitte) som ikke er registrert som egen sak i PPT-HK, og evt. relevante dokumenter vedr. saker /klienter som ikke kan journalføres på enkeltklient. Slike papirer skal kun oppbevaresså lenge de har direkte relevans for PP-tjenestens virksomhet i saken. Avsluttet arkiv Arkivansvarlig ved PP-tjenesten (leder om ikke annet er avtalt) har hovedansvar for at klientmapper overføres fra aktivt til avsluttet arkiv. Saker som avsluttes i PPT-HK skal overføres til avsluttet arkiv. Dette skal normalt skje minimum 1 gang per år, fortrinnsvis ved skoleårets slutt. Det er den enkelte saksbehandlers ansvar å rydde i mappene før overføring til avsluttet arkiv. Arkivbegrensning og kassasjon Arkivbegrensning Det skal til en hver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. Etter at en klientsak er avsluttet skal klientmappen inneholde dokumentasjon av saksbehandling og tiltak som er satt i verk overfor klienten. Saksansvarlig ved PP-tjenesten har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for framtiden – herunder tas rødt omslag ut og innholdet makuleres. All arkivbegrensning skal skje ved at materialet makuleres. Kassasjon og bevaring Klientmapper skal i sin helhet bevares, etter at innholdet i det røde omslaget er makulert. Plastomslag, binders, strikker og andre arkivfremmede gjenstander skal være fjernet. Etter arkiv-loven § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man, med vilje, utfører uhjemlet kassasjon (makulering). All kassasjon skal skje ved at materialet makuleres. Avlevering av klientmapper til depo – IKA Opplandene Tidspunkt for avlevering PP-tjenesten skal som hovedregel avlevere sine avsluttede klientmapper til depo når det er minimum 10 år siden saken ble avsluttet, alternativt 10 år etter at eleven gikk ut av grunnskolen eller 10 år etter siste kontakt gjeldende for voksne klienter. Avsluttet arkiv gjennomgås minimum hvert 2. år for avlevering til depo. Ansvar for avlevering Fagansvarlig for PP-tjenesten har det overordnede ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for oppbevaring av klientmapper overført til IKA Opplandene på Lillehammer, som er arkivdepo for Søndre Land kommune. Pakking, merking og rengjøring av klientmapper Klientmapper skal primært avleveres stående i arkivbokser. Arkivboksene merkes i forhold til det ordningsprinsippet som er brukt i PP-tjenesten i gjeldende tidsrom mappene er fra. [1] Etter anbefalinger fra Datatilsynet skal PP-tjenestens postjournal – som innholder sensitive klientopplysninger, ikke føres i kommunens sak -/arkivsystem. |