|
RETNINGSLINJER FOR BRUK AV ESA (ELEKTRONISK SAK- OG ARKIVSYSTEM) Fra 01.01.08 ble det innført et fullelektronisk post og arkivsystem (ESA). ESA er både et postjournalsystem, saksbehandlerverktøy og elektronisk arkiv. All saksbehandling foregår i ESA. (unntatt det som skal i våre fagsystemer) ESA er bygd opp på samme måte som et manuelt papirarkiv – med saksmapper og journalposter (brev og notater m.v.). En saksmappe kan bestå av flere journalposter, og en journalpost kan bestå av flere dokumenter (for eksempel brev med tilhørende vedlegg i form av notater, tabeller og lignende). Alle dokumenter og vedlegg konverteres til pdf-A via vår server fortløpende. Konverteringen kan leses av i logg på SLK serveren. Det er Evry som har satt opp konverteringen på vår server - de får tilgang via vår IT-avdeling. All inngående post mottar saksbehandler på sin oppgaveliste i ESA. Det som er papirarkiv etter 01.01.08 er personalmapper, elevmapper, barnehagemapper, PPT og pasientmapper. I tillegg oppbevares avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter i særskilte permer i hvelvet i 2.etg. Fra 1.10.2013 ble ESA oppgradert til ESA08. Samtidig ble alle avdelinger innlemmet som ESA-brukere, og tilknyttet det elektroniske arkivet. Det ble også opprettet nye arkivdeler: Felles: For ordinære saker også personalsaker Eiendom: For alle saker som berører spesifikke eiendommer. Arkivkode er GBNR. Barnemapp: Her føres all elektronisk post som gjelder barn i barnehage. Egen skjermet tilgangsgruppe pr.barnehage. Saksbehandles elektronisk, men dokumentasjon oppbevares i papirarkiv. Arkivkode A16. Elevmappe: Her føres all elektronisk post som gjelder elever. Egen skjermet tilgangsgruppe pr.skole. Saksbehandles elektronisk, men dokumentasjon oppbevares i papirarkiv. Arkivkode B21. En mappe pr elev. Møt/utvalg: Alle møter som gjelder politiske råd og utvalg. Arkivkode 033. Det er post- og arkivpersonalet i avdeling for Fellestjenester som er ansvarlig for at all inngående post til kommunen blir postført og fordelt til den aktuelle saksbehandler. Hvis det er valgt feil saksbehandler, kan saksbehandler selv overføre til korrekt saksbehandler, eller ta kontakt med post- og arkivpersonalet for oppretting. E-post som kommer direkte til den enkelte saksbehandler skal som hovedregel den enkelte saksbehandler selv arkivere i ESA. Det er også mulig å videresende disse til kommunens E-postmottak for postføring. Dersom en mottar relevante saksopplysninger via telefonsamtaler og/eller SMS, skal opplysningene noteres med angivelse av dato og navn på den som en har fått opplysningene fra. Bruk dokumentmal «Notatmal» og Type «internt notat u/oppfølging». SvarInn og SvarUt ble tatt i bruk i februar 2019. Registrering- og arkiveringsrettigheter: Ledere og saksbehandlere kan opprette sak i ESA, disse blir kodet med status R. Arkivleder kjører liste over alle saker med status R hver morgen. Sakene sjekkes for riktig arkivkode, arkivdel og tilgangsgruppe, samt at sakstittel er informativ og fullstendig. .Ved tvil kontaktes saksbehandler for avklaring. Får status B når klarert. Ledere og saksbehandlere kan også arkivere inn- og utgående eposter. Inngående eposter får status S, og disse sjekkes på lik måte som nye saker hver morgen av arkivleder. Det sjekkes også at avsender har korrekt adresse. Får status J når klarert. Ikke arkivverdig: Eksempler: reklame, trykksaker, fakturaer, regnskapsbilag, alle rutinemessige henvendelser vedr: skattekort, lønn, perm, ferie, timelister. Eksterne kursinvitasjoner og eksterne rundskriv. |