|
Når papirposten ankommer er det ansatt på post&arkiv som sorterer denne. Følgende post åpnes ikke, men legges i respektive posthyller: NAV Kirken Frivillighetssentralen Skatteoppkreveren/kommunekassereren(eierskiftemeldinger leges til skatteoppkrever) Fagforeningene Post fra sykehus og andre behandlingsinstitusjoner legges til mottaker Kommunelege 1: konvolutten stemples med; «postføres? Retur arkivet» Det er dennes ansvar å returnere post som skal føres i vårt sak -og arkivsystem. Vi åpner heller ikke post hvor navn kommer først på adresat, men legger posten direkte til vedkommende. Vi stempler med «postføres? Retur arkiv». Det er saksbehandlers ansvar å returnere post som skal føres i vårt sak- og arkivsystem. Post som kommer i retur: Åpnes og legges til den som har produsert brevet. Når det gjelder fakturaer så skal de som gjelder barnehage legges til Irene i servicetorget og de som gjelder kommunale avgifter legges til teknisk etat. Resten av posten åpnes, og sorteres på hva som skal føres og ikke. Postføring av papirpost: Papirpost føres på aktuell sak, eller ny sak lages. (rutiner i Compilo). Dokumentene påføres QR-kode via etikett som skrives ut i ESA via Pixedit. Dokumentene skannes inn fortløpende og det kontrolleres at alle dokumenter er arkivert, at alle sider er kommet med, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, og at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning legges dokumentene i eget plastomslag, merket dagens dato. Plastomslagene oppbevares i eget skap hos postfører og makuleres etter 1 år. |