|
Postrutiner for PPT Søndre Land kommune Formål Postrutinen er for Pedagogisk Psykologisk tjeneste (PPT) , og skal legge føringer for hvordan post skal behandles i PPT. Virkeområde Regulering i forhold til lover og konsesjon for PPT gitt av datatilsynet. Definisjoner /Avgrensninger All post som angår henviste klienter skal journalføres i PP-tjenestens journalsystem, HK-Oppvekst. HK-Oppvekst er et fagsystem for PP-tjenestene, utviklet av HK-data A/S. I HK-Oppvekst blir en stor mengde informasjon om den enkelte klient registrert og bevart elektronisk. HK-Oppvekst skal vurderes bevart på lik linje med alle andre fagsystemer som benyttes i Søndre Land kommune. Mottak All innkommende post til PPT mottas i servicetorget og legges uåpnet i posthylle for PPT i 2.etg. Posten hentes posten av PPT-tjenesten selv. Åpning /Sortering All post adressert til PPT åpnes fortløpende av merkantil medarbeider for 3.etg. og stemples med dato for mottak i det den åpnes. Post adressert til PPT for Søndre Land legges, etter stempling, i hylla til leder for PPT. Post adressert med navn på saksbehandler legges i respektive hyller. Om saksbehandler er fraværende (mer enn 3 dager) legges post adressert til denne i leders hylle. Ved leders fravær ( ved f.eks.ferie eller lengre sykmelding ) går post til PPT enten til nærmeste overordnede, eller til saksbehandler som får delegert ansvar for post til PPT etter avtale, og slik det er mest hensiktsmessig for driften av kontoret. Brev som kun er adressert med saksbehandlers navn, altså der det ikke tydelig framgår at det er post til PPT, skal legges uåpnet i saksbehandlers hylle. Dette gjelder også post i internkonvolutter. Hvis post som legges uåpnet i saksbehandlers hylle, skal journalføres må den legges tilbake i hylla for uregistrert post, eller saksbehandler stempler og journalfører posten selv på riktig sak. Post av generell karakter, som kursinvitasjoner, tidsskrifter, reklame, rundskriv og lignende legges i egen intern postmappe som skal ligge i leders posthylle. Slik post skal ikke stemples /journalføres. Journalføring Ikke-personrelatert post Post som ikke er personrelatert (kursinvitasjoner, tidsskrifter, reklame, rundskriv, generell info og lignende) legges i en intern postmappe som skal ha fast plass i leders hylle. Aktuelle e-poster tas det utskrift av og legges i postmappa. Ansatte i PPT står fritt til å legge inn, og gå gjennom innholdet i denne på eget initiativ. Postmappa vil for øvrig gås gjennom på internmøte for alle ansatte i PPT hver andre uke. Personrelatert post: All post (også e-post) som omhandler enkeltbarrn /ungdom/voksen oppbevares i klientmapper, i eget arkivrom i 3.etg. Det er kun ansatte i PPT, i tillegg til merkantilt ansvarlig for 3.etg., som har tilgang til arkivet. Det føres løpende postjournal over personrelatert post. Denne føres i klientsystemet (HK-Oppvekst) under hver enkelt klient. Personrelatert post legges fortløpende inn i hver enkelt klients mappe, etter at det er journalført og scannet inn i HK-Oppvekst. Det er i hovedsak merkantilt personale som har ansvar for å legge journalført post i respektiv mappe, men den enkelte medarbeider i PPT kan også, når dette er hensiktsmessig, selv legge post i klientmappen. All post som legges inn i klientmappe skal påføres dokumentnummer som så føres inn på kontinuasjonsarket som ligger forrest i mappen. På kontinuasjonsarket skal det, i tillegg til dokumentnummer, påføres dagens dato, hva dokumentet gjelder og avsender. Oppfølging Hovedansvaret for oppfølging av henvendelser til PPT ligger hos fagansvarlig. Den enkelte saksbehandler har imidlertid ansvar for å følge opp henvendelser vedrørende ”sine” klienter. Dvs. de klienter som saksbehandler står oppført som ansvarlig 1 på i HK-Oppvekst. |