Glemt Passord?

Rutiner - Enhet for landbruk og teknikk

Fra 01.07.2015 er eiendomsarkivene til Enhet for landbruk, næring & teknikk helelektroniske. Saksbehandler har selv ansvar for at alle dokumenter som har betydning blir registrert på saken i WebSak Fokus. Alle saker i gammelt eiendomsarkiv før 01.07.2015 ble avsluttet, men er søkbare. Avsluttede saker skal ha henvisning på linje 2 til ny sak. Nyopprettet sak skal ha henvisning til avsluttet sak. ArkivsakID brukes som henvisning.

Saksbehandlerrutiner - Enhet for landbruk og teknikk:

Postfordeling: Innkomne saker  hvor saksbehandler er kjent for arkivet, føres direkte på saksbehandler. I de tilfeller det er kjent at andre saksbehandlere må ha tilgang til saken, gis disse tilgangene samtidig. All innkommen post føres på leder/stedfortreder der saksbehandler ikke er kjent for arkivet. Leder/stedfortreder fordeler disse sakene til saksbehandler. Grue har helelektronisk arkiv og saksbehandler vil få sin innkomne post i kurven Til behandling i WebSak Fokus. Mottatte originaldokumenter i papir leveres saksbehandler. Innkommen post som ikke skannes, blir sendt saksbehandler. Post/ dokumenter som saksbehandler definerer som arkivverdig, leveres til arkivet for skanning/innlegging i WebSak Fokus.

Opprettelse av saker: Saker vedr. eiendommer opprettes i arkivdel: EIEN2. Saker vedr. byggesak opprettes i  arkivdel EIEN2, gnr/bnr. Saker vedr. plan opprettes i PLAN2 kode L12. Saker vedr. skogfond opprettes i arkivdel SENT2, kode V84. Saker vedr. eiendomsskatt opprettes i arkivdel SENT2, kode 232.

Politiske saker: Saksdokumenter skal opprettes i arkivdelen saken tilhører.

  • Opprett ny journalpost i aktuell sak/eventuelt opprett ny sak.
  • Velg mal Saksframlegg
  • Når saken er ferdig skrevet, opprettes en flaggmelding til leder/rådmannen for godkjenning av sake.
  • Saksbehandler melder opp saken til politisk møte (ofte er dette møte i formannskapet).
  • Når saken er ferdig politisk behandlet, legges den inn i saksbehandlers kurs Vedtaksoppfølging.
  • Saksbehandler sender saken ut til partene.
  • Vedtaket som er fattet i saken vil bli publisert for innsyn på kommunens hjemmeside.

Delegerte saker:

  • Opprett ny journalpost (utgående brev) i aktuell sak/opprett evt. ny sak.
  • Velg administrativt vedtak, delegasjonssak felles.
  • Ekspeder saken.

Gradering: Journalposter skal graderes i henhold til Offentlighetsloven. Journalposter vil bli lagt ut på innsyn på kommunens hjemmeside. Journalposter som inneholder fødselsnummer/kontonummer  i dokumenter skal graderes med UO (unntatt offentlighet). Sak/journalposter skal ikke ha identifiserbar tekst på tittellinje 1, det skal da skrives i tittellinje 2.

Alle dokumenter som ikke kan knyttes mot eiendom, skal i fellesarkivet. eksempler på slike dokumenter er høringer, informasjon, referater osv., Arkivdel SENT2.

I Grue kommune er det felles avlevering til fjernarkiv IKA Opplandene hver oktober.