|
Innkommet post: Merkantil i skolen henter posten på Rådhuset. Andre i administrasjonen på skolen kan hente posten, men da skal den overleveres merkantil.
Merkantil sorterer posten i posthyllene. Hver enkelt mottaker har ansvar for at det som skal scannes leveres til arkivet (Servicetorget) for scanning. Post ut: Post som skal sendes ut fra Grue barne- og ungdomsskole, legges i hylle merket post ut. Ved internpost innad i kommunen skal brun internkonvolutt brukes. Posten sorteres på rådhuset. Det er merkantilt personale som har ansvar for å gå med posten kl. 13.00-14.00. Ved hastesaker går saksbehandleren selv. ELEVARKIV:Digitale mapper: Servicetorget lager digitale arkivmapper til alle nye elever på 1. - 10. trinn. Oppbevaring av elevmapper: Elevmappene oppbevares i arkivskap i et eget rom. Det er kode på døren til arkivrommet og det er kun lærere som har tilgang. Kontaktlærer har ansvaret for å arkivere og holde orden/føre journaldokumentene i arkivet for sin klasse. Når en mappe tas ut for kortere lån, skal det kvitteres for dette. Mapper skal oppbevares forsvarlig innelåst under lån. Ny elev begynner: Merkantil lager mappe når ny elev begynner og legger denne i trinnhylla sammen med journalskjema og eventuelt med arkivmateriale. Elevmappe fra annen skole scannes inn i websak av arkiv (servicetorget). Da den kommer tilbake fra servicetorget, legges den i trinnhylla. Kontaktlærer har deretter ansvaret for å legge denne i arkivet. Når elev flytter: Elevmappa tas ut av arkivet av kontaktlærer. Kontaktlærer går gjennom mappa sammen med foresatte. Kontaktlærer har ansvar for å få skriftlig tillatelse av foresatte til å sende mappa (hele eller deler av den) til ny skole. Det som skal sendes ny skole tas det kopi av. Det er kontaktlærerens ansvar å forklare merkantil hva som skal kopieres. Kopieringen foretas av merkantil. Kopien sendes til ny skole. Originalmappen settes i eget arkivskap merket flyttede sortert etter navn. Elever som går ut 10.trinn: Elevmappene pakkes i arkivbokser sortert etter etternavn høsten etter avgang. Skal ikke inndeles i klasser. Klasselister skrives ut og legges i den første boksen. Arkivet skal ha kopi av listen og avslutter de aktuelle elevmappene Arkivboksene merkes med avgangsår, skole og alfabetet. Arkiveres på rådhuset i 2 år. Sendes så til fjernarkiv. Flyttede elever settes fortløpende bakerst etter bokstaven Å. Klassedagbøker: Samles i en arkivboks etter endt skoleår. Bøkene merkes utenpå med klasse og skoleår. Boksene merkes med klassedagbøker og skoleår. Arkiveres på skolen i 2 år. Sendes så til fjernarkiv på Lillehammer årlig. Vitnemål og karakterutskrifter: Karakterutskrifter og vitnemål lagres i safe på skolen, 8.trinn, 9.trinn og 10. trinn+ forrige års 10.trinn. Forrige års 10. trinn lagres i 1 år før det sendes fjernarkiv årlig. Rutine for levering til fjernarkiv IKA Opplandene vil skje hver oktober. |