|
Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle tilsette i Gjemnes kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som et ledd i den virksomheten kommunen driv, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsinger kommunen har på arkivområdet. Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for kommunen, i god til før de blir tatt i bruk. Arkivet har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. Oppdatering i arkivplanen skal skje når: - det skjer endringer i post- og arkivrutiner. - en kommunal avdeling oppretter en ny arkiv eller arkivdel. - det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel. - en kommunal avdeling tar i bruk et nytt datasystem/fagsystem for lagring av informasjon. - kommunale avdelinger blir lagt ned, styre eller utvalg. - det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement. - kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen. Arkivplanen oppdateres jevnlig. Alle brukere har ansvar for gi tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes. Rådgiver Liv Lillevevang liv.lillevevang@gjemnes.kommune.no |