|
Formålet med rutinebeskrivelsene er å sikre at P360-systemet blir benyttet riktig, sett opp mot de faglige krav, pålegg, føringer og målsetting i prosjektet en enklere hverdag.
Rutinebeskrivelsene støtter den enkelte medarbeider i det daglige arbeidet ved å beskrive hva som skal gjøres i forbindelse med de ulike arbeidsoppgavene. Rutinene skal sikre en rask og sikker registrering, distribusjon, arkivering og gjenfinning av dokumenter i Oppland fylkeskommune. Dette skal være i henhold til vedtatte lover og forskrifter. Systemansvarlig for P360 i Oppland fylkeskommune er Arkivsjef Grethe Stenberg
Bakgrunn
Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid, jfr. arkivlovens § 6.
P360 8.7 oppfyller de obligatoriske kravene som stilles i NOARK 5 standarden og systemet er godkjent av Riksarkivet.
Styrende dokumenter
• Sentral og lokal arkivplan med instrukser
• se under punkt Overordnede regler og bestemmelser
Arkivet i Oppland fylkeskommune
Oppland fylkeskommune er definert som et arkivorgan. Det overordnede arkivansvar er tillagt Fylkesrådmannen. (Arkivforskrift § 1-1). Det operative arkivansvar – den daglige ledelse av arkivarbeidet er plassert hos arkivsjef. Fra august 2016 ble Arkivet sentralisert. Definisjoner og beskrivelser
Dokumentkategori
- Innkalling - Møteinnkallinger som produseres i P360
- Vedtak - Vedtak som produseres i P360
- I-dokument inn: Dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas til Oppland fylkeskommune og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
- U-dokument ut: Dokumenter med eventuelle vedlegg som Oppland fylkeskommune produserer for ekstern utsendelse.
- FR-sak intern - Fylkesrådmannens delegerte vedtak bygd på N-notat
- FR-sak ekstern - Fylkesrådmannen delgerte vedtak bygd på utgående dokument
- Saksfremlegg/innstilling: Dokumenter som er knyttet til utvalgsbehandling
- Referat - Møtereferat som produseres i P360
- Elevoppfølging
- Elevvarsel: kommer automatisk inn fra fagsystem LAO
- E-post inn: innkommet epost
- E-post ut: E-post sendt ut
- N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, N-notat skal avskrives, N-notat kommer med på offentlig journal.
-X-notat: Interne dokumenter som ikke krever oppfølging og avskriving. X-notat fremkommer ikke på offentlig journal. Merk at interne dokumenter i P360 betyr dokumenter som kommuniseres mellom fagenheter og mellom fagenhet og skole.
Status saksnivå
R Reservert - Reservert for saksbehandler
B Behandles - Under behandling
A Avsluttet - Sak avsluttet
U Utgår - Saken utgår
X Saken er ikke gjenstand for oppfølging
AS - Avsluttet fra saksbehandler
KU-Kopiert utdrag Status journalpost
- Journalført
Inngående dokumenter: Standardverdi ved registrering av ny journalpost i arkivet. Når arkivet registrerer det inngående dokumentet gis journalposten status J. Utgående dokumenter som blir ekspedert av saksbehandler får også journalstatus J.
- Utgår
Kan benyttes i tilfeller hvor journalposten er feilregistrert. Journalposten beholder status U ved avslutning av sak.
- Reservert
Markerer at dokumentet som er registrert i journalposten er reservert for saksbehandler/leder.
- Registrert av ansvarlig person/leder
Når saksbehandlere journalfører inngående e-post, får det status Registrert av ansvarlig person/leder.
- Til Gjennomgang
Dokumentet sendes til leder eller saksbehandlere for evaluering. Arkivet skal ikke endre status
- Til godkjenning
Dokumentet er sendt på arbeidsflyt for godkjenning. Arkivet kan ikke endre journalstatus. Dokumentet godkjennes av den som har fått det på arbeidsflyt
- Ekspedering
Ferdigbehandlet dokument sendes til mottaker. Status endrer seg fra Reservert/godkjent til Journalført.
Graderingskoder i P360
Dokumenter som skal unntas fra offentligheten må ha hjemmel i lov. Følgende § i offentleglova er mest brukt:
§12 - Opplysninger som er underlagt taushetsplikt for resten av dokumentet
§13 - Opplysninger som er underlagt taushetsplikt
§14 - Dokument som er utarbeidet for egen saksforberedelse (organinterne dokument)
§15 - Dokument innhentet utenfra for intern saksforberedelse
§17 - Unntak for visse dokumenter som gjeld Det Kongelige Hoff (taler, reiser...)
§18 - Rettsaksdokumenter
§19 - Dokumenter som blir utvekslet under konsultasjonar med Sametinget mm.
§20 - Unntak av hensyn til Norges utenrikspolitiske interesser
§21 - Unntak av hensyn til nasjonale, forsvars- og tryggingsinteresser
§22 - Budsjettdokumenter fra underliggende organ
§23 - Unntak av hensyn til organet sin forhandlingsposisjon
§24 - Kontroll og reguleringstiltak, lovbrydd, anmeldelser, straffbare handlinger
§25 - Unntak for tilsettingssaker
§26 - Unntak for eksamenssvar og karakterer mm
§5 - Utsatt innsyn
§7 - forskrift § 7 unntak av personnummer
Avskrivningsmåter
TE Tatt til etterretning
Tlf Besvart pr telefon – her kreves det i tillegg en kommentar
Rollebeskrivelser P360-systemet
Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet opererer med ulike roller. Disse er benyttet i brukergrensesnittet til DocuLive.
• Administrator: Med administrator menes de personer i Oppland fylkeskommune som oppretter og sletter saksbehandlere, brukere og fagenheter samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.
• Arkivar: Med arkivar menes de personer i Oppland fylkeskommune som åpner, registrerer, skanner, distribuerer, avskriver og arkivlegger dokumenter, oppretter, redigerer og avslutter saker, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.
• Leder: Med leder menes den person som har det overordnede saksansvar for en fagenhet
• Saksbehandler: Med saksbehandler menes en person som kan behandle enkelt-dokumenter og/eller hele saker.
• Stedfortreder: Med stedfortreder menes en bemyndiget person som bl.a. har rettigheter til å fordele sak /dokument på vegne av leder. Fagenhetsleder utpeker bemyndiget person/stedfortreder for sin fagenhet.
• Møtesekretær: Med møtesekretær menes den personen som har ansvar for møteforberedelse, føring av protokoller mv samt andre sekretærfunksjoner i et utvalg/komite.
Tilgangsbegrensning internt
• Intern tilgang til journalposter i P360 kan styres gjennom feltet Grupper. Avhengig av dokumentformatet og avskjerming som er satt på sak og dokument, gir P360 alle eller noen av de ansatte i Oppland fylkeskommune tilgang til informasjonen i dokumentdatabasen. Alle som er registrert som bruker i P360 vil automatisk bli medlem av gruppen Public.
Grupper i intern sone:
DOKKA
EIENDOM
ELEVER
FAGSKOLEN
FORHANDLINGER
FR-SAK
FYLKESARKIVET
GAUSDAL
GJØVIK
HADELAND
INNKJØP
KARRIERE OPPLAND
KLAGER
KONTROLLUTVALGET
LENA-VALLE
LILLEHAMMER
NORD-GUDBRANDSDAL
OPPLANDSTRAFIKK
PUBLIC
RAUFOSS
TANNHELSETJENESTEN
TEST
VALDRES
VINSTRA
VARSLING OFK
VIDEREGÅENDE OPPLÆRING
VÅPENKORT Grupper i Sikret Sone:
SPO-ADRESSE
SPO-BARNEVERN
SPO-ELEVER
SPO-FAGSKOLEN
SPO-FENGSELSUNDERVISNING
SPO-FORSIKRING
SPO-FYLKESARKIVET
SPO-HELSEINSTITUSJON BARN/UNGE
SPO-HR
SPO-INSTITUSJON KARRIERE VOKSNE
SPO-KARRIERE OPPLAND
SPO-OPPLANSTRAFIKK
SPO-PERS-DOKKA
SPO-PERS-FAGSKOLEN INNLANDET
SPO-PERS-GAUSDAL
SPO-PERS-GJØVIK
SPO-PERS-HADELAND
SPO-PERS-KARRIERE OPPLAND
SPO-PERS-LENA-VALLE
SPO-PERS-LILLEHAMMER
SPO-PERS-NORD-GUDBRANDSDAL
SPO-PERS-RAUFOSS
SPO-PERS-SADM
SPO-PERS-TANNHELSETJENESTEN
SPO-PERS-VALDRES
SPO-PERS-VINSTRA
SPO-PP-TJENESTEN
SPO-STRAFFBARHANDLING
SPO-TANNHELSETJENESTEN
SPO-VIDEREGÅENDE OPPLÆRING
Dokumentflyt ved Oppland fylkeskommune
Oversikt over dokumentflyt og aktiviteter knyttet til bruk av p360 i Oppland fylkeskommune.
Alt inngående post ved Oppland fylkeskommune skal sendes til Sentralarkivet. Arkivet ivaretar arkiv/dokumentasjon etter proveniensprinsippet (arkivmaterialets opphav). |