|
Oppland fylkeskommune, Sentraladministrasjonen har fungert som et arkivorgan fra 1976. Fra og med 1. januar 2000 ble de tre sykehusene, Oppland sentralsykehus Lillehammer (OSSL), Oppland sentralsykehus Gjøvik (OSSG) og Oppland sentralsykehus Reinsvoll (OSSR) definert som et felles arkivorgan sammen med sentraladministrasjonen. Denne definisjonen begrunnes i at alle journalfører i en felles database i DocuLive. Etter omorganisering i 1993/94 ble administrativ etat, herunder bygge- og eiendomskontoret, dataavdelingen, økonomiavdelingen, inklusive lønningskontoret og fylkesrådmannens kontor slått sammen. Tannhelsetjenesten ble en del av Helse og sosial fra 1. januar 1994. Regionalt helseutvalg ble opprettet for Helseregion Øst fra 1. januar 1999. Manuelle journaler ble benyttet fra 1976 og fram til FICS ble tatt i bruk ved de ulike avdelinger.
OFK begynte med elektronisk journalføring Ajour FICS 15 oktober 1985.
FICS er et databaseverktøy utviklet av Kvam-Data. Dette ble utviklet og tilpasset lokalt i OFK til et journalsystem for registrering av inn- og utgående dokumenter. Systemet fungerte slik at dokumenter ble forløpende nummerert. De ulike delarkivene tok systemet i bruk til litt ulike tider:
Fylkesrådmann og administrativ etat 1985
Helse og sosial 1989
Regionale tjenester og utvikling 1985
Opplæring og kompetanse og Yrkesopplæringsnemnda 1987
Revisjon 1989 KS arkivnøkkel ble tatt i bruk 15. oktober 1985 og ble brukt fram til K-koder ble tatt i bruk fra 1. januar 2003
Forklaring til Tannhelsetjenestens arkiv
Rekonstruksjon av arkivnøkkel brukt før 1979
Arkivnøkkel brukt fra 1979
Arkivnøkkel brukt til og med 1986
Arkivnøkkel datert 31. mai 1988
Arkivnøkkel 1987 – 1990
KS Arkivnøkkel er brukt i sentraladministrasjonen fra 15.oktober 1985 Overgang til fullelektronisk arkiv fra 19. mars 2007 19. mars 2007 – saksarkivet Lærekontrakter og praksisvurderinger – fra 1. juni 2008 (Lærekontrakter ble journalført i sin helhet i sak-/systemet fra 1. juni 2007 på papir) Enkeltelever – fra 1. juni 2008 Lærekontrakter inngår i elemappe fra 30. oktober 2009 D11 – fra 1. januar 2009 Tannhelsetjenesten – fra 1. januar 2009 Papirarkiv:
Arkivdel Gnr/bnr - C59
Arkivdel PLAN fra 1. januar 2008 – fellessak – L11, L12 og L19
C5 saker – kulturvern
D11 til og med 31.desember 2009
Lærekontrakter og praksisvurdering til og med 31. mai 2008
Tannhelsetjenesten til og med 31. desember 2008 - arkivdel TAN fra 1. januar 2003 – 31. desember 2008
Arkivet er inndelt i ulike arkivdeler:
Felles arkivdel for hele organet er ELEV og PERS.
Arkivdel ELEV er beregnet på en elevmappe pr elev i videregående skole - primærkoden her er fødselsnummer
Arkivdel PERS er beregnet på personalmapper for ansatte i Oppland fylkeskommune, sorteres etter alfabetet Det vanlige saksarkivet på de ytre enhetene er organisert som egen arkivdel, se nedenfor.
Sentraladministrasjonen:
Sak - det vanlige saksarkivet - fullelektronisk fra 19. mars 2007
GNR/BNR - gårds- og bruksnummerarkivet på papir
PLAN - reguleringsplaner L12, kommuneplaner L11 og konsesjonssaker L19 - på papir
PROSJ-INNL - Prosjekt Innlandsuniversitetet
Avsluttede arkivdeler:
TAN - Tannhelsetjenesten avsluttet 31. desember 2008 - fra 1. januar 2009 en del av Sentraladministrasjonen og inngår i arkivdel Sak. [Tannhelsetjenesten.doc 27,50 kB]
REV - Fylkesrevisjonen avsluttet 31. desember 2004
TRAN - Tranberg videregående skole er en del av Gjøvik videregående skole - arkivdelen avsluttet 31. desember 2004
Arkivperioder fra 1995
Periode 1995 - 1999 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Periode 2000 - 2002 - DocuLive - avlevert kopi av databasen til Fylkesarkivet - papirarkiv - NOARK 3
Skarpt skille pr 1. januar 2003 - overgang til Sentralarkiv og ny arkivnøkkel - K-koder
Periode 2003 - 19. mars 2007 - papirarkiv - NOARK 4
Mykt periodeskille per 1.januar 2012 - avslutter så mange saker som mulig.
C5-serien Kulturarvenheten - papirløse fra 1.januar 2012 Viktige datoer: Automatisk oppretting av elevmapper 27.juni.2008 Lærekontrakter, praksisvurderinger - papirløse fra 01.06.2008. Elevmapper videreføres til lærekontrakt, praksiskandidat, deltakermapper osv. fra 01.06.2008 C59 (gnr/bnr) arkivet ble papirløst 01.01.2012 Sikret sone ble tatt i bruk 01.08.2014 Skarpt skille og oppgradering av P360 til SP8 0101.2016 Sentralisering av arkivtjenesten i OFK - 01.08.2016
Ytre Enheter
Dokka videregående skole: Mary Anne Foss - arkivdel DOKKA
Fagskolen i Gjøvik: Anne Berit Ramstad Olsen - arkivdel FIG
Gausdal videregående skole: Berit Aasen Haug - arkivdel GAUSDAL
Gjøvik videregående skole: Birthe Marit Bøhn og Åsa Wilkinson -arkivdel GJØV
Hadeland videregående skole: Rigmor Sørbekk, Inger Hvalby og Lillian Kaasa Fagerli - arkivdel HAD
Lena videregående skole: Mari Paula Dysthe - arkivdel LENA
Lillehammer videregående skole: Lotte Evensen og Mette Eggen - arkivdel LHMR
Mesna videregående skole: Ingvill Bjørkøy - arkivdel MESNA
Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule: Kristin Hjørnevik - arkivdel NGUDBR
Raufoss videregående skole: Anne Lene Svehagen - arkivdel RAUFOSS
Valdres vidaregåande skule: Tone Meisdalen - arkivdel VALDRES
Valle videregående skole: Haldis L Engh og Hilda Ulsrud - arkivdel VALLE
Vargstad videregående skole: Mary Engen og Haldis Johansen - arkivdel VARGSTAD
Vinstra vidaregåande skule: Anne Kari Rasmussen - arkivdel VINSTRA
Fylkesbiblioteket: Kari A Johansen -arkivdel FYB
Fylkesarkivet: Kjersti Sæther - arkivdel FYA |