§ 3.2 Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

1. Kva kategori av saker, typar av saksdokument, som skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiverast på papir, jf. § 3-1

Sjå:

Arkivseriar

2. Kva arkivformat skal vi nytte

Fylgjande arkivformat skal verte registrert i ePhorte:

Malane i ePhorte for dei ulike dokumenttypane bestemmer kva for format som brukas når. I grove trekk vert det slik:

1. Worddokument, reikneark, PowerPoint o.l. konverterast til PDF-A

2. Skanna dokument nyttar seg av TIF-format og PDF-A

3. E-posten som kjem inn vert konvertert til HTML i samband med import

4. Tabelluttrekka vert lagra i XML-format

3. Dersom dokument skal autentiserast med digital signatur:

Førebels skal det ikkje nyttas digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det verte utarbeida ein oversikt over kva dokument som skal autentiserast.

4. Retningsliner for kassasjon av mottatte papirdokument som er skanna og arkivert elektronisk

Saksdokument vert makulert med jamne mellomrom. Det vert til ein kvar tid oppbevart ca. 1 år med innkomande skanna dokument. Det skal verte utarbeida eigne rutinar for makulering av saksdokumenter.

5. Ein plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av det elektroniske materiale til det kan avleveras til arkivdepot

Plan for periodisering:

I god tid i førevegen før periodisering tek kommunen kontakt med Evry og AAMA for nødvendig bistand. Valle kommune skal normalt periodisere kvart 4. år, dvs. 1 januar etter kvart kommunestyreval.

Saksarkivet nyttar då ein overlappingsperiode på 4 år, for å avklare kor vidt saker er avslutta eller aktive. Det vert ikkje oppretta nye saker for den avslutta perioden, men eksisterande saker frå perioden som får tilfør nye dokument i løpet av dei to åra, vert definert som aktive for saker og vert overført til ny arkivperiode. I ePhorte gis arkivdelane som skal  ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelane som vert oppretta som arvtakar får status A (aktiv). Saker i arkivdelar med status O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden vert overført automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikkje lenger vert overført saker frå den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og vert overført til ein historisk database.

Avlevering til depot: To kopiar av dei avslutta arkivdelane ved periodisering kopierast i godkjent format over på eit medium som Riksarkivaren til ein kvar tid anbefaler og som depotet krev. Deretter avleveres det til depo med all nødvendig dokumentasjon liggande ved. Depotet gir nærmare retningsliner om krav og rutinar ved avlevering.

Plan for vedlikehald av det elektroniske materiale:

IT har dagleg backup for 34 dager og månedlig backup. IT har per i dag ikkje "årsbackup" pga. omlegging til nytt system, men frå og med i år (2016) så vil det bli tatt "årsbackup". Backup er lagra på to lokasjonar (ådskilt), og alt er kryptert.