|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver. Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot. Vegårshei kommune har slutta seg til avtalen om interkommunal depotordning for papirbaserte arkiver i regi av Aust-Agder Kulturhistoriske Senter (AAKS). Depotordningen gjelder for arkivmateriale eldre enn 20 år. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. AAKS er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen har følgende basisoppgaver:
- Ta imot avleveringer i henhold til instruks
- Vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene
- Gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv i samsvar med de regler som er fastsatt i denne planen, og gi rettledning i forhold til dette
Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 12 år etter overføring til bortsettingarkiv. Materiale som blir overført til depot, skal være kassasjonsbehandlet.
Etter avlevering til depotet overføres ansvaret for arkivene til AAKS. Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til AAKS etter gjeldende retningslinjer.
Depotordning personregistre
Personregistre med sensitivt innhold skal avleveres til AAKS 10 år etter at de er ute av aktivt bruk. Det avleverte materialet skal være kassasjonsbehandlet og listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet gjelder for. |