I ephorte med løpenummer 5009/16 ligger rutinen for hvordan denne kontrollen skal utføres for saksbehandlere.
| Tid
|
Oppgave
|
Forklaring
|
Ansvar
|
Utført
|
| Januar
|
Avslutte de sakene fra foregående år som skal avsluttes. Lage nye tilsvarende saker i ePhorte + kryssreferanse eller lenke
|
Wenche lager nye saker på de sakene som skal ha “samme” saksnummer som året før og avslutter saker som blir erstattet.
|
WBT
|
|
| Kvalitetssikring av journal og arkivsystem:
- Restanse
- Status R
- Ferdigstille saker
|
Disse tre kulepunktene ses under ett. Se egen rutine for utførelse løpenr. 5009/16 i ephorte. Sende ut orientering til saksbehandlere og ledere.
|
BB
|
|
| Februar
|
Sjekke om dokumenter har blitt konvertert til PDF. (fra forrige kontroll).
|
Avansert søk. Journalført: J. Periode: En måned (må kanskje deles opp i 14 dagers-intervaller for å få med alle). Skriv hvor langt det er tatt kontroll på skjema.
|
WBT Se skuff hos Wenche
|
|
| Mars
|
Kontroller Kvalitetssikring av journal og arkivsystem, om det er gjort.
|
Sjekk status, med forskjellige søk, om folk har gjort jobben sin. Purre opp?
|
BB
|
|
| April
|
Avslutte saker som er ferdigstilt. Status F.
|
Avansert søk. Saksmapper/mapper. Status F. Avslutt saken.
|
BB/WBT
|
|
| Mai
|
Kvalitetssikring av journal og arkivsystem:
- Restanse
- Status R
- Ferdigstille saker
|
Disse tre kulepunktene ses under ett. Se egen rutine for utførelse løpenr. 5009/16 i ephorte. Sende ut orientering til saksbehandlere og ledere.
|
BB
|
|
| Juni
|
|
|
|
|
| Juli
|
|
FERIEBEMANNING
|
|
|
| August
|
Lage nye elevmapper i ePhorte for 1. klasse
|
Be rektor om liste over barn som begynner på skolen
|
BB/WBT
|
|
| September
|
Kvalitetssikring av journal og arkivsystem:
- Restanse
- Status R
- Ferdigstille saker
|
Disse tre kulepunktene ses under ett. Se egen rutine for utførelse løpenr. 5009/16 i ephorte. Sende ut orientering til saksbehandlere og ledere.
|
BB
|
|
| Oktober
|
Avslutte elevmapper på de som gikk ut av 10. klasse i juni Avslutte barnehagemapper til barn som starter på skolen
|
Søk på prosjekt: Elev f. åååå. Be om liste over barn som skal slutte i barnehagen
|
BB/WBT BB/WBT
|
|
| November
|
Avslutte saker som har status F.
|
Avansert søk. Saksmapper/mapper. Status F. Avslutt saken.
|
BB/WBT
|
|
| Kontroller Kvalitetssikring av journal og arkivsystem, om det er gjort.
|
Sjekk status, med forskjellige søk, om folk har gjort jobben sin.
|
BB
|
|
| Desember
|
Sjekke om dokumenter har blitt konvertert til PDF. (fra forrige kontroll).
|
Avansert søk. Journalført: J. Periode: En måned (må kanskje deles opp i 14 dagers-intervaller for å få med alle). Skriv hvor langt det er tatt kontroll på skjema.
|
WBT Se skuff hos Wenche
|
|