|
Viktig: Sjekk hver dag i ePhorte om du har fått ny post (Egne restanser) Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart (Egne restanser) Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige (Dokumenter under arbeid) Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato (Forfallsliste) Når du har fått ny post: Sjekk at du er riktig saksbehandler Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet Vurder meroffentlighet Når du skal unnta et dokument for offentlighet: Påfør riktig tilgangskode og hjemmel Skjerme evt. ord i journalpost tittelen Skjerme evt. avsender/mottaker Husk også: Saksbehandler må straks returnere til arkivet personlig adressert post som er journalverdig Når en sak anses som ferdig, sett status F (Ferdig). Arkivet avslutter da saken Journalverdig e-post, som er sendt direkte til saksbehandler, kan saksbehandler selv importere til ePhorte Ikke send sensitiv informasjon på e-post Ha alltid fokus på hva som er journalverdig Hvis saksbehandler trenger en ny sak utenom arbeidstid, må denne bestilles på forhånd i arbeidstiden Saksbehandler har ansvaret for å offentlighetsvurdere utgående brev.Husk også å påføre tilgangskode på N-notat og X-notat Alle inngående brev skal avskrives Ifølge forvaltningslovens § 11 a skal det sendes et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares innen tre uker Utgående post skal ekspederes i Dokumentsenteret, slik at dokumentet blir journalført. Leders viktigste rutiner: Sjekk hver dag om du har fått post som skal fordeles til andre Ha oversikt over enhetens restanser, følge opp forfalte restanser teste |