|
Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar i den daglige arkivdanningen. Saksbehandler/leder har følgende ansvar:
- Dokumenter som har verdi som dokumentasjon og/eller er gjenstand for saksbehandling skal alltid arkiveres.
- Sørge for at dokument som mottas direkte, på papir eller e-post, og som må betraktes som et saksdokument for Risør kommune, blir registrert i sak/arkivsystemet uten unødig forsinkelser, Offentlighetslovens § 4.
- Sørge for at saksbehandlingen følger forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandlingstid og at taushetsplikten ivaretas.
- Sørge for at dokumenter som inneholder informasjon som er/kan unntas fra offentlighet blir behandlet i tråd med lovverket
- Gi beskjed til arkivtjenesten om dokumenter eller saker som skal overføres til andre.
- Påse at registrerte dokumenter har god tilfredsstillende kvalitet etter skanning.
- Påse at overskrifter på brev er dekkende og at dokumentopplysningene på journalposten i sak-/arkivsystemet er i samsvar med dette.
- Sørge for at dokumenter som skal godkjennes av andre, godkjennes elektronisk i sak/arkivsystemet.
- Skrive ut brevet, undertegne, påføre adressat, legge det i konvolutt og levere det til arkivtjenesten for frankering.
- Sørge for en komplett dokumentering av saksbehandlingen som sikrer saksbehandlingens autentisitet og integritet.
- Foreta løpende avskriving av restanser (Ubesvarte), ferdigstille dokumenter (Under arbeid) og ferdigstille saker som er ferdigbehandlet og kan avsluttes (Mine saker under arbeid).
- Ha god dialog med arkivtjenesten og bidra til en god og hensiktsmessig dokumentbehandlingsprosesser.
- Sørge for at det ved avslutning av arbeidsforholdet ikke gjenstår dokumenter under arbeid, at alle restanser er avskrevet eller blir overført til andre.
- Holde seg informert om enhetens restanser i samarbeid med arkivtjenesten.
- Informere arkivleder om planlagte organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten
- Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at eventuelle arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt.
- Sørge for at arkivtjenesten får informasjon når saksbehandlere slutter.
For post til/fra fagsystemer gjelder de samme prinsippene. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post med mindre kryptering benyttes (Vi har ikke kryptering i Risør kommune i inneværende arkivplanperiode). Se saksbehandler/leders viktigste rutiner |
|