|
Rutiner for bruk av utvalgsmodulen i ePhorte.
Utvalgssekretær (i Gjerstad likt med arkivansvarlig) har også ansvar for utvalgsbehandlingen i ePhorte.
Alle saker, med unntak av noen få mindre utvalg (samarbeidsutvalg til skoler og barnehage m.v.) til utvalgene produseres i utvalgsmodulen i Ephorte.
Dette gjelder: Formannskapet, Kommunestyret, Planutvalget, Administrasjonsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget, Valgstyret, Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne.
Utvalgsmodulen dekker de funksjoner som er nødvendig for å administrere og avholde møter. Det vil si innkalling, saksliste, møteprotokoll og særutskrift med vedtak (partsbrev). Når det er fattet vedtak i et møte, ekspederes vedtaket til de som skal effektuere vedtaket eller til parter i saken.
Dette skjer snarest mulig. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken.Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtaktekst må ikke vise til andre vedtak uten at dette er referert. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet.
Det skal lages protokoll etter hvert møte.
Dersom det legges fram saker som gjelder elever og klienter skal, ifølge Datatilsynet sine konsesjoner for personregister, dette legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være sletta/sladda fra sakspapirene til utvalgsmøtet. I den endelige utgava av møteboka skal navna tas med. |
|