|
Oppfølging av saker og journalposter:
Saksbehandler skal hver dag følge opp saker og journalposter vedkommende er ansvarlig for ved blant annet åpne de elektroniske listene ”Innboks” og "Mine restanser”.
”Innboks”
Denne listen viser hvilke journalpost saksbehandler er ansvarlig for.
”Mine restanser”:
Denne listen viser journalposter med restanse (dvs JP som ikke er besvart).
Den elektroniske listen ”siste saker” vil vise de ni siste saker saksbehandler har åpnet i Ephorte.
Sjekk av saksbehandler – sak/journalpost:
Saksbehandler skal kontrollere at vedkommende er rette saksbehandler for saken.
Sjekk av saks- og journalpost-tittel:
Saksbehandler skal kontrollere at JP/dokument er registrert i riktig sak. I tillegg skal saksbehandler kontrollere og eventuelt rette saks- og journalpost-tittel. Er dokumenter registrert i feil sak må denne flyttes. Saksbehandler er ansvarlig for å gi arkivet beskjed, slik at dette kan bli gjort.
Sjekk av ordningsverdi:
Saksbehandler skal sette/kontrollere ev. sette riktig ordningsverdi på innkommende, utgående og interne dokumenter.
Saksbehandlere skal følge opp egne restanser fortløpende i systemet.
Produksjon av brev og dokumenter:
Saksbehandler er ansvarlig for at JP/dokument knyttes til riktig sak, og at alle opplysninger blir registret.
Saksbehandler er ansvarlig for at utgående brev underskrives og sendes ut.
Avskrive dokumenter:
Saksbehandler er ansvarlig for at JP besvares eller avskrives.
Avslutte saker:
Saksbehandler er ansvarlig for å gi beskjed til Arkivet om at saken er ferdig og kan avsluttes. |
|