|
Kommunens arkiv er i utgangspunktet offentlig (Offentleglova §3) og unntak kan bare gjøres med hjemmel i offentleglova §§ 13 - 27.Administrasjonssjefen eller den som har fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas innsyn. Unntaket blir registrert med henvisning til lovhjemmel. Arkivtjenesten legger ut offentlig journal på kommunens hjemmeside. Av sikkerhetsgrunner skjer dette med 3 dagers forsinkelse. Den offentlige journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over kommunens eksterne og organinterne korrespondanse, samtidig som opplysninger unntatt offentlighet er fjernet. Arkivtjenesten skal kontrollere at opplysninger underlagt taushetsplikt ikke blir publisert. Dette skjer i flere trinn:
- Arkivtjenesten vurderer offentlighet ved registrering. Særlig gjelder dette spørsmål om oppgradering av sensitive opplysninger fra privatpersoner.
- Saksbehandler vurderer om den registrerte offentlighetsvurderingen skal opprettholdes. Det endelige ansvaret for riktig offentlighetsvurderingen ligger her.
- Arkivtjenesten etterprøver at ferdigstilte dokumenter har riktig offentlighetsvurdering.
- Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter at den er lagt ut på nett.
Med den nye offentleglova, gjeldende fra 1.januar 2009, skal også organintern korrespondanse journalføres og legges ut på offentlig postjournal. Det er derfor vesentlig at interne dokumenter offentlighetsvurderes på samme måte som ekstern korrespondanse. Dokumenter som skal unntas offentlighet skjermes og merkes med tilgangskode og hjemmel. Vanligvis vil det kun være behov for å skjerme enkeltord. Avsender/mottakernavn skjermes der dette er nødvendig. Personnummer brukt som klassering skal alltid skjermes, eventuelt utelates kolonnen for klassering på postlista. Av sikkerhetsgrunner ligger offentlig journal ute på nett med en tidsbegrenset varighet på 3 måneder. Etter dette må bruker henvende seg direkte til arkivtjenesten for å få tilgang på journalopplysningene. Nettsidene er utformet på en slik måte at journalen ikke er lesbar fra eksterne søkemotorer. |