|
Utvalgsbehandling
Alle saker som er til behandling av kommunens utvalg skrives i ePhortes utvalgsmodul, jf. arkivforskriften §§ 2-6, 3-20, offentleglova § 18d. Dette gjelder formannskapet, kommunestyret, planutvalget, administrasjonsutvalget, arbeidsmiljøutvalget, valgstyret, eldrerådet, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og ungdomsstyret (ungdomsstyret ble, etter forslag fra formannskapet, lagt ned pr. 1.10.13).
Noen utvalg, slik som samarbeidsutvalg ved barnehage og skoler, har en liten møtehyppighet og disse sakene finnes i samlemapper (pr. år) i saksarkivet i ePhorte. Det er opprettet en egen arkivdel for disse. Utvalgsmodulen dekker de funksjoner som er nødvendig for å administrere og avholde møter: innkalling, saksliste, møteprotokoll og særutskrift med vedtak. Når det er fattet vedtak i et møte, ekspederes vedtaket til den som skal effektuere vedtaket eller til de ulike parter i saken. Utvalgssekretær er ansvarlig for utvalgsbehandlingen. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Utsatte saker skal gjengi all tekst fra tidligere behandling. Vedtaksteksten må ikke vise til andre vedtak uten at disse er referert. Innstillingsteksten skal ikke endres etter møtet. Det skal føres møtebok etter hvert møte. Datatilsynet anbefaler at saker som gjelder elever og klienter legges frem for folkevalgte organ i anonymisert form. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene sladdes i sakspapirene til utvalgsmøtet. I den endelige utgaven av møteboka tas alle opplysninger med. Saker som skal behandles som unntatt offentlighet sendes kun som brevpost, og samlet inn etter behandling av saken.
Møteinnkalling og møteprotokoll sendes til medlemmer/varamedlemmer som brevpost og e-post samt en kombinasjon av begge deler.
Endring: Fra 1.11.2015 ble de fleste folkevalgte utstyrt med ipad. Møteinnkalling og protokoller sendes derfor kun elektronisk. |