|
Sakarkiv Det er bare arkivtjenesten som kan opprette nye saker, jf. arkivforskriften § 2-10. Arkivtjenesten knytter saken til riktig arkivdel og mappetype og fører dato, arkivkode, offentlighetsvurdering, lovhjemmel, korrekt tilgangskode og referanser, samt tilknytning til eventuelt prosjekt. Når saksbehandler besvarer en journalpost i en allerede eksisterende sak, har vedkommende selv ansvar for å fylle ut eventuelle opplysninger som ikke er utfylt. Når saksbehandler arbeider med en sak, skal den ha status R. Når dokumentet er klart for ekspedering, skal saksbehandler markere dokumentet som ferdigstilt med status F. Arkivtjenesten vil daglig søke etter nye dokumenter med status F, og kontrollere at disse har riktige journalopplysninger. Deretter endres status til J, som medfører at dokumentet er klart for publisering i offentlig journal. Det er saksbehandler som har det grunnleggende ansvaret for offentlighetsvurderingen i sine dokumenter. Dersom saksbehandler er usikker på offentlighetsvurderingen, kan vedkommende ta kontakt med arkivtjenesten. Brev, e-post og faks fra kommunen sendes som offentlige dokument og med logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn. Saksbehandler skriver selv ut brevet, undertegner, påfører adressat og sender det til postmottak. |
|