|
Skanning Krav for skanning av saksdokumenter til sak-/arkivsystem. Godkjent format for elektronisk langtidslagring er PDF A for tekstdokumenter, TIFF for billeddokumenter. Arkivansvarlig konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokument automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat. Skanning av innkommende post: All arkivverdig post skannes inn i ePhorte, med mindre særskilte regler foreligger (se ovenfor: Postfordeling). Skanning av e-post: Arkivverdig e-post mottatt av saksbehandler videresendes til postmottak (dersom den ikke kan eksportes inn i ePhorte av saksbehandler selv). Dokumentet overføres direkte til ePhorte eller skrives ut og skannes deretter inn i ePhorte. Skanning av utgående dokumenter: Det kan forekomme utgående dokumenter, f.eks. skjemaer, som ikke kan opprettes i ePhorte og som dermed må skannes. Hvis mulig bør det aktuelle skjemaet legges inn som mal i ePhorte. Videresending av papirdokumenter: Hvis dokumentet skal videresendes, må saksbehandler få utlevert papiroriginalen etter at den er skannet. Arkivpersonalet bør alltid ha en oppdatert oversikt over hvilke dokumenttyper dette gjelder, slik at disse ikke makuleres.
- Innskannede dokumenter skal ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Innskannede dokument settes i boks og oppbevares i arkivrom i 2 mnd. etter skanning før de makuleres.
- Skanningsrutinen legger til rette for fullelektronisk arkivering av saksdokumenter i Gjerstad kommune.
- Arkivleder skal til en hver tid rette seg etter de overordnede og gjeldende prinsipper på dette området.
- Innkommende dokumenter skannes inn i egen mappe på filområde X. Mappen navngis "PixEditSkanA". X`en er et personlig område og er sikret mot uautorisert tilgang.
Dokumenter som ikke skannes Selv om Gjerstad kommune i stor grad kjører fullelektronisk arkivdanning kan det være noen dokumenter som fremdeles skal arkiveres på papir, enten av juridiske hensyn eller helst fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere. Dokumentene registreres i ePhorte.
-
Kart, bilder, byggetegninger som ikke får ønsket kvalitet
-Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap går direkte til rette vedkommende uten journalføring eller skanning.
Kvalitetssikring av skannede dokumenter Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
Etter skanning settes dokumentene i boks fortløpende på dato. Kontrakter/avtaler
- Bankgarantier skannes inn i ePhorte, men oppbevares i tilleggsarkivet i papirform. Slike avtaler skal returneres etter at garantien er gått ut. Det må gjøres merknad i ePhorte om at avtalen er returnert.
- Ingen andre avtaler oppbevares i papirform.
Makulering av skannede papirdokumenter Etter en sikkerhetsperiode på 2 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kap. IX § 1-3. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i bokser. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler. |