Glemt Passord?

3.1.5 Skriveregler for sakstitler og dokumentbeskrivelse

Skriveregler for sakstitler og dokumentbeskrivelse

Felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser i ePhorte er viktig. Det sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter. Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet.

Felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser i Ephorte er viktig. Det sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter.

Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken.

Dokumentbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet.

Språk
  • Unngå bruk av anførselstegn, kolon, komma osv. Bruk heller bindestrek eller stor bokstav for å markere tittel og lignende 
  • Unngå bruk av punktum etter forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelse 
  • Kun norsk bokmål skal benyttes. Unntak er prosjektnavn, enkelte fremmedspråklige faguttrykk, organisasjonsnavn og lignende som ikke naturlig kan oversettes 
  • Det norske alfabet benyttes uten apostrofer, tødler osv.

Sakstittel

Dette skal være en dekkende beskrivelse av hele saken (alle sakens dokumenter). Det er viktig å få med hvilken type sak det er og hva den omhandler:

  • Høring – Hele tittel på høringen Eks: Høring – Ny skoglov 
  • Klage – Hva klagen dreier seg om og hvem som klager Eks: Klage – Import av epler – Saftfabrikken ASA

Dokumentbeskrivelse

Beskriver det enkelte dokument i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være slik at den lett identifiserer dokumentet og at den sørger for å skille dokumentene i saken fra hverandre. Det er ulike beslutningsposisjoner for de enkelte dokumentene :

  • Undersøkelser/beskrivelser - hvilken type undersøkelse eller beskrivelse behandles, av hva: Analyse av.., Befaring av.., Besiktigelse av.., Beskrivelse av.., Forsøk med.., Informasjon om …, Inspeksjon av.., Kontroll av.., Måling av.., Observasjon av.., Orientering om.., Overvåkning av.., Redegjørelse for.., Studium av.., Undersøkelse av.. 
  • Anmodninger/tilrådninger - hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva: Anbefaling om.., Anmodning om.., Begjæring om.., Forespørsel om.., Forslag om.., Forslag til.., Henstilling om.., Innbydelse til.., Innstilling om.., Invitasjon til.., Oppfordring til.., Søknad om.., Tilbud på.., Tilrådning om.. 
  • Pålegg/vedtak - hvilken type pålegg, å gjøre hva, vedrørende hva: Anvisning av.., Avgjørelse om.., Beslutning om.., Bestemmelse om.., Innkallelse til.., Instruks om.., Pålegg om.., Påbud om.., Vedtak om.. 
  • Rammesvar/avgjørelser i et regelverk - hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva: Anbefaling om.., Anmodning om.., Begjæring om.., Forespørsel om.., Forslag om.., Forslag til.., Henstilling om.., Innbydelse til.., Invitasjon til.., Oppfordring til.., Søknad om.., Tilbud på.., Tilrådning om..

Andre benevnelser i denne sammenheng kan være:

  • Innspill Eks: Innspill til handlingsplan for modernisering 
  • Merknader til Eks: Merknader til rapport om dyrehelse 
  • Høringsuttalelse Eks: Høringsuttalelse – Ny skoglov 
  • Høringsbrev – U-dok Eks: Høringsbrev – Ny skoglov 
  • Høringsbrev – I-dok Eks: Høringsbrev – Alkoholloven 
  • Høringssvar Eks: Høringssvar - Alkoholloven 
  • Oversendelse Eks: Oversendelse av rapport om dyrehelse

Forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelse

Forkortelser skal brukes i minst mulig grad for å sikre god søkbarhet. Men noen unntak finnes:

  • Stortingsmelding: St meld 
  • Stortingsproposisjon: St prp 
  • Odelstingsproposisjon: Ot prp 
  • Kongelig resolusjon: Kgl res 
  • Norges offentlige utredninger: NOU Eks: NOU 2003:30 
  • Gårds- og bruksnummer: gbn xx/xx kommune Eks: gbn 53/4 Risør. Hvis det er egen kommune utelates kommunenavn. 
  • Spørsmål: spm 
  • Punkt: pkt 
  • Kapittel: kap 
  • Vedrørende: vedr 
  • informasjon: info 
  • Jamfør: jfr

Dato i sakstittel eller dokumentbeskrivelse
  • Enkel datobeskrivelse: ddmmåå Eks: 170504

– unntak er dato for forskrifter og lover: Forskrift av dd. måned åååå nr xx … Eks: Forskrift av 10. oktober 1996 nr 997 om grenseverdier for rester av veterinær-preparater i næringsmidler av animalsk opprinnelse

  • Datointervall: ddmmåå - ddmmåå Eks: 170504 – 190504 
  • Indikasjon på år: åååå Eks: 2004 
  • Årsintervall: åååå – åååå Eks: 2004 – 2005

Avsender / mottaker (adresseregisteret)

Gjerstad kommunes faste kontakter er lagt inn i Ephortes adresseregister. Ved manuell registrering gjelder følgende:

  • Personnavn: Fornavn Etternavn Eks: Per Pedersen 
  • Ambassader: Den norske ambassade i (By) Eks: Den norske ambassade i Paris 
  • Institusjoner: Mest mulig fullstendig navn – ikke forkortelser. 
  • Advokater - firma: Advokat Fornavn Etternavn Eks: Advokat Per Pedersen 
  • Advokatfirma: Mest mulig fullstendig navn – ikke forkortelser. Eks: Advokatene Solbraa, Hjermann, Tollefsen DA

Pengebeløp skal ikke fremgå i sakstittel eller dokumentbeskrivelse.