|
Journalføring i ePhorte og i tilknytning til fagsystemene Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. For at all sakspost skal fanges opp i journalen, er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i ePhorte eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet. Journalføring i ePhorte Journalføring av innkommende saksdokumenter Journalføring i ePhorte utføres ved at det enkelte dokument først registreres og deretter skannes. Dokumentet konverteres til PDF-A når det er registrert og journalført. E-post og telefaks behandles på samme måte som papirdokumenter. I journalen registreres arkivskaper/journalførende enhet, mottaksdato, avsender/mottaker, referanser, arkiv- og emnekode (primær og sekundærkode), saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling, offentlighetsvurdering, tilgangskode og avgraderingstidspunkt. Saksdokumentet klasseres etter arkivnøkkel (K-koder). Dokumentet knyttes enten til en eksisterende sak eller det opprettes en ny sak. I den grad kassasjon er relevant, blinkes kassasjonstidspunkt ut samtidig med journalføring. Hvis den eksisterende saken finnes i papirarkivet skal en kryssreferanse skrives på saksmappen og en merknad settes i ePhorte. Journalføring av egenproduserte saksdokumenter Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Ved behov for opprettelse av ny sak må arkivtjenesten kontaktes. Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkivet, som overfører dokumentet til riktig sak. Saksbehandleren har også ansvar for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post med mindre kryptering benyttes. Arkivtjenesten skal kontrollere at de egenproduserte saksdokumentene er korrekt journalført. Journalføring av organinterne dokumenter Etter gjeldende offentlighetslov § 5 har organinterne dokumenter kunnet unntas offentlighet, jf. arkivforskriften § 2-6, så langt organet finner det tjenelig. Ved den nye offentleglova som trer i kraft 1.1. 2009, begrenses denne muligheten ved at prinsippet om offentlighet utvides til å gjelde dokumenter som utveksles mellom enheter med selvstendig avgjørelsesmyndighet innad i kommunen. I klartekst betyr dette at korrespondanse som utveksles mellom ytre enheter og sentraladministrasjonen ikke kan unntas offentlighet. Det anbefales i den sammenheng at man innfører en ny type notat, e-notat, for korrespondanse mellom disse instansene. Journalføring i tilknytning til fagsystemene Klientpost/pasientpost til journalenheter med meldepliktige personregistre (sosialavdeling og barnevernavdeling) skal av sikkerhetsmessige grunner ikke tas inn i ePhorte, men føres i egne fagsystemer med egen postjournal. Ettersom ikke alle fagsystemene ikke er Noark-godkjent, må journalføringen føres manuelt i papirjournal. Når det gjelder rutiner for manuell journalføring henvises til arkivplan for perioden 2006 – 2012. Fagsystemer som ikke behandler dokumenter med spesielt sensitivt innhold kan journalføres i ePhorte. |