|
Posten åpnes av arkivtjenesten (fellestjenesten), jfr. Arkivforskriften § 3-1. Det meste av posten skannes inn i ePhorte og videreformidles på denne måten til saksbehandler.
En del personsensitiv post går imidlertid direkte til bestemte enheter for separat journalføring i tilknytning fagsystemene, dette gjelder følgende sektorer:
- Pleie og omsorg, Familiehuset og NAV
I den grad post til disse enhetene må åpnes, skal arkivtjenesten forsegle det med stifter og påføre dato og hvem som har åpnet det før det sendes videre. Post til spesialarkivene skal ikke skannes, men registreres og arkiveres ved de ytre enhetene.
Anbud
Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes før anbudsfristen. Anbudskonvolutten stemples med dato og klokkeslett og videresendes til aktuell saksbehandler. Når anbudene er åpnet, skal de sammen med konvoluttene leveres tilbake til arkivtjenesten for registrering og skanning. Ansvarlig instans sørger for at det føres anbudsprotokoll i ePhorte.
Politiattester
Politiattester skal registreres som et x-notat i ePhorte. Politiattesten skal, for ansettelser i barnevernssaker, oppbevares så lenge vedkommende er i tjeneste.
Politiattester ved ansettelse i skoler, barnehager og pleie og omsorg skal etter å ha vært sett, makuleres.
Formålet med politiattesten er oppfylt så snart det er godtgjort at den tilsatte har tilfredsstillende vandel. Det vil fremgå av journalen at attesten er mottatt. Skriv formålet med attesten i journalen. Fyll ut skjema om at attesten skal makuleres etter bruk.
Verdipost
Ved post som inneholder kontanter, sjekker e.l. skal personell fra kommunekassa tilkalles for bistand og tilstedeværelse (økonomisjef, regnskapsansvarlig eller saksbehandler). |