|
Gjerstad kommune har vedtatt at kommunen er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har siden 1. april 2006 brukt ePhorte som fullelektronisk sak-/arkiv system.
Administrasjonsenheten (Fellestjenesten) fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder), personalarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv klassert med fødselsnr samt eiendomsarkiv klassert med gbn for hele kommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i ePhorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer og tas ut på papir. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene, se Arkivoversikt.
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Program/fagsystem
|
Server plassert
|
Merknader
|
| Adm.enhet
|
Saksarkiv
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
K-koder
|
| Personalarkiv
|
“
|
“
|
Fødelsdato
|
| Møtebokarkiv
|
"
|
"
|
Møter som ikke er i utvalgsmodul
|
| Elevarkiv
|
“
|
“
|
Personnr.
|
| Barnehagearkiv
|
“
|
“
|
Personnr.
|
| Regnskap
|
Agresso
|
ASP
|
Permer
|
| Lønn
|
Agresso
|
ASP
|
permer
|
| Innfordring
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
K-koder
|
| HMS-system
|
QM+
|
ASP
|
|
| Skatteprogram
|
Sofie
|
|
Utfasa
|
| Valgadministrativt program
|
EVA
|
ASP
|
Brukes hvert 2. år
|
| Samfunn og teknikk
|
Næringssaker
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
RNF
|
| Teknisk drift
|
Gårsarkiv
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
gbn
|
| Komm.eiendomsarkiv
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
Gbn
|
| Veiarkiv
|
ePhorte
|
Tvedestrand
|
Veinr.
|
| Kartprogram
|
Gisline
|
Tvedestrand
|
|
| Fakturering
|
Komtek
|
Tvedestrand
|
|
| Pleie og omsorg
|
Pasientjournal
|
Prosys
|
K.hus, Gjerstad
|
Utfasa
|
| Pasientjournal
|
Gerica
|
K.hus, Gjerstad
|
|
| Turnussystem
|
Min vakt
|
ASP
|
|
| Familiehuset
|
Barnevernsprogram
|
Familia
|
K.hus, Gjerstad
|
Avsluttet (se ny enhet)
|
| Flyktningsprogram
|
Unique Flyktning
|
K.hus, Gjerstad
|
|
| Fagprogram helsest.
|
Winmed helsestasjon
|
K.hus, Gjerstad
|
|
| PPT-program
|
HK-data
|
K.hus, Gjerstad
|
Avslutta, ppt overført Risør
|
| Testprogram
|
Logos
|
K.hus, Gjerstad
|
Avslutta, ppt. overført Risør
|
| NAV
|
Øk. sosialhjelp
|
Humanus
|
K.hus, Gjerstad
|
Til 2007 Fødselsdato
|
| Øk. sosialhjelp
|
Velferd
|
K.hus, Gjerstad
|
| Abel ungdomsskole
|
Fravær/karakter
|
Unique skole
|
Tvedestrand
|
|
| Fiane skole
|
Fravær
|
Unique skole
|
Tvedestrand
|
|
| Gjerstad skole
|
Fravær
|
Unique skole
|
Tvedestrand
|
|
| Barneverntjeneste Øst i Agder
|
Fagsystem, barnevern
|
Visma Familie
|
K.hus, Gjerstad?
|
Starta opp 1.1.2016
|
Ved siden av dette er en rekke offentlige tjenester i Østregionen/Østre Agder skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Østregionen/Østre Agder gjelder dette følgende tjenester: Interkommunale samarbeid Arkivansvaret følger vertskommunen.
1.3 Aksjeselskap med kommunalt eierskap:
Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2 dersom kommunen sin eierandel er større enn 50 %.
Gjerstad kommune eier 64 % i Holmen Gård Eiendom AS. (Holmen Gårds aksjer er solgt).
Gjerstad kommune har ikke regnskapsføring for aksjeselskap.
| 1.3.1 Kommunale stiftelser:
|
Beskrivelse
|
| Aust-Agder utviklings- og kompetansefond
|
Kompetanse og næringsutvikling
|
| Stiftelsen Abelsenteret
|
Forskning
|
| 1.3.2 Gjensidig eide selskap:
|
| Kommunal Landspensjonskasse KLP
|
| 1.3.3 Interkommunale selskap (IKS):
|
| Arendal revisjonsdistrikt IKS
|
| Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS
|
| 1.3.4 Vertskommunesamarbeid:
|
Vertskommune:
|
| Barneverntjenesten Øst i Ager***
|
Gjerstad
|
| IKT østregionen (DDØ)
|
Vegårshei
|
| Østre Agder brannvesen
|
Arendal
|
| Legevakta i Arendal
|
Arendal
|
| Interkommunal arbeidsgiverkontroll
|
Arendal
|
| Kontrollutvalgs sekretariat
|
Aust-Agder fylkeskommune (Endret. Nå Telemark kontrollutvalgs-sekretariat)
|
| Kulturskolen Øst i Agder
|
Tvedestrand
|
| Felles veterinærvakt
|
Åmli
|
| Barnevernssamarbeidet i Østregionen (BiØ)
|
Tvedestrand
|
| Felles skatteoppkrever i Øst
|
Tvedestrand
|
| Oppreisningsordningen for barnevernsbarn
|
Kristiansand
|
| *Jordbruksansvarlig for Gjerstad og Risør
|
Risør
|
| *Skogbruksansvarlig for Gjerstad og Risør **PP-tjeneste
|
Gjerstad Risør
|
*Organisering av jordbruk og skogbruk
Samarbeid om skogbruk og jordbruk med Risør kommune.
Det foreligger avtale om samarbeid om felles landbruksforvaltning, og bl.a. hvordan arkivering skal skje, i ePhorte i sak 2010/1518.
Det foreligger også en detaljert oversikt over hvilke saker den enkelte kommune skal arkivere i ePhorte i sak 2011/365.
** Gjerstad kommune ble fra 1.1.15 medlem i Risør, Tvedestrand og Vegårshei PP-tjeneste. Risør kommune er vertskommune.
*** Barneverntjenesten Øst i Agder (IKBV) oppretta pr. 1.1.2016 består av kommunene: Risør, Tvedestrand, Åmli, Vegårshei og Gjerstad. Fagsystema for alle samarbeidskommunene i Barneverntjenesten er avslutta. Det er ikke, og foreligger ingen planer om å ta uttrekk av basene.
| 1.3.5 Selskap med begrenset ansvar:
|
| AT Skog BA
|
| Biblioteksentralen AL
|
| 1.3.6 Samarbeidsavtaler etter kommunelovens § 27:
|
| Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA)
|
| Interkommunalt utvalg for akuttforurensning (IUA)
|
| Driftsassistansen i Aust-Agder
|
| Interkommunal forsikringsordning
|
| Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen
|
| Friluftsrådet sør
|
| Turistsamarbeid
|
| 1.3.7 – Andre samarbeidsløsninger
|
| Agderrådet
|
| Ordfører-/rådmannsmøter
|
| Regionalt næringsfond for Østregionen (RNF)
|
| VÅG – tilskudd til bedrifter i Vegårshei, Åmli og Gjerstad
|
|
|
|
|