Postmottak

Post til ytre einingar kjem via ulike kanalar som levering frå Posten Norge AS, via sentralt e‐postmottak, via portalar/fagsystem, levert av bud, levert personleg eller motteke i møte. All post som skal handsamast i tråd med reglane.

Fram til det vert oppretta eit sentralt postmottak i Hordaland fylkeskommune, har skulane og tannhelse ansvar for postmottak for sine einingar. Dokumentsenteret har ansvar  for postmottak for sentraladministrasjonen, OT/PPT og Amalie Skram vgs.

Automatisert mottak av post via skjemaløysingar

Hordaland fylkeskommune har teke i bruk skjemaløysing for fleire typar av inngåande dokument til dømes: tilvisning til PPT, søknader om vaksenopplæring og meldeskjema til sykehusskulen.

Det er ynskjeleg at denne utviklinga fortsett og at det vert jobba aktivt med å automatisere journalføring av post til fylkeskommunen.

Mottak av brevpost

Kontortenesta har ansvar for å ta i mot den daglege posten som kjem til einiga. 

Mottak av e‐post

Kontortenesta har ansvar for å ta hand om e‐post som kjem til eininga sitt hovudpostmottak.
Sakshandsamar har ansvar for å ta hand om e-post motteke i eiga e-postmottak.

Ved journalføring av e-post med vedlegg skal ikkje sjølve e-posten slettast. E-posten inneheld viktige metadata. Det er høve til å bestemme kva for fil som skal vere hovuddokument ved journalføring av e-post i sak/arkiv systemet.

Mottak av post via Altinn

Skuler hentar inn og journalfører sakspost motteke til skulen.

Mottak av post via  SvarInn

Posten vert importert og journalført i forhandsdefinert sak i ePhorte. Journalpostane skal flyttast vidare til pågåande sak eller nyoppretta sak.

Mottak av SMS

Meldingar til einingar motteke via  SMS, som er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling, skal registrerast i ePhorte.

Mottak av post via netttenester

Nettenester som mottar post skal i størst mogleg grad vere integrert med sak-/arkivsystemet.

Avdelingane må generelt syte for at søknader som kjem inn via andre søknadsportalar vert journalført.

Meldingar til eingar via sosiale media (t.d. Facebook) skal journalførast dersom innhaldet er arkivverdig/viktig informasjon i pågående saksbehandling.