VirkeområdeRetningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Hordaland fylkeskommune og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak. Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan. Kommunikasjonstrategi Bruk av sosiale medium i HFK Bruk av e-post og internett DefinisjonMed elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontenester, men ikkje bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c). Heimelsgrunnlag
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker ( Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur ( E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen ( eForvaltningsforskrifta)
Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Hordaland fylkeskommuneAlle som vender seg til Hordaland fylkeskommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her. E-post til fylkeskommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er hfk@hfk.no
Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider. Sensitive opplysningar skal ikkje sendast pr epost.
Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som nyttast ved utsending. I dei tilfelle elektronisk post skal kunne sendast direkte til einskildpersonar sine adresser skal dette avtalast spesielt. Gjeldande rutinar for journalføring av elektronisk post i Hordaland fylkeskommune skal følgjast. På mange fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema. Sjå heimesida til fylkeskommunen. Gjeldande retningslinjer for journalføring i Hordaland fylkeskommune skal følgjast. Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjonVed bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verte handsama. I enkelte saker kan Hordaland fylkeskommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at dei tryggleikstenester og -produkt som er nemnde i eForvalningsforskrifta skal takast i bruk, dersom dette er vesentleg for handtering av førespurnaden. Basert på tryggleiksstrategi for Hordaland fylkeskommune er følgjande saksområde/førespurnader underlagt særskilde tryggleikstenester og –produkt. All kommunikasjon som inneheld personsensitive opplysningar i samsvar med Personopplysningslova vil vere underlagt særskilte restriksjonar. Blir ePhorte brukt, skal personsensitive opplysningar leggast i sikra sone. Ved innsending via skjemaløysinga til HFK må innsendar kunne bruke sikker pålogging. Ingen skal bli oppmoda om å sende personsensitive opplysningar til HFK via epost. HFK nyttar nivå 4 på utsending av sensitiv informasjon via ePhorte sikker sone og SvarUt. Dette inneber sikker pålogging som bankID. Høve til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjonDersom nokon misbruker tilgangen til å nytte elektronisk kommunikasjon med HFK, kan ein nekte vedkommande heilt eller delvis å nytte slik kommunikasjon i framtida. Ein skal sende ut varsel med ein frist for å uttale seg i saka før ein nektar slik elektronisk kommunikasjon. Dersom det er naudsynt av omsyn til tryggleiken kan kommunen nekte tilgang straks. Melding om feil og manglarDersom Hordaland fylkeskommune mottek elektronisk post som skulle vert sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må vi informere avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse. Dersom Hordaland fylkeskommune mottek elektronisk post med andre feil eller manglar, må vi informere avsendaren om dette før sakshandsaming tar til. Melding om og tilgjengeliggjering av politiske sakerMøte- og saksdokument i Hordaland fylkeskommune blir publisert på eInnsyn, politiske saker på Hordaland.no . InformasjonstryggleikDet er utarbeidd eigne rutinar for informasjonstryggleik i Hordaland fylkeskommune. Informasjonstryggleik - krav til tilsette |