Instruks for elektronisk arkivering av saksdokument

Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

Arkivformat

I Hordaland fylkeskommune skal elektronisk skanna saksdokument eller eigenproduserte saksdokument konverterast til arkivfomat godkjent av Riksarkivaren

Konverteringa er innebygd i ePhorte sak-arkivsystem.

Følgjande format med tidspunkt for konvertering skal nyttast

Følgjande format kan nyttast ved bruk av ePhorte: doc(x), .xls(x), .ppt(x), .xml, .html, .rtf, .txt, .odt, .tif(f), .gif, .jpg, .jpeg, .png, .sosi, .dwg og beskyttet PDF. Gyldig videoformat er MPEG-2, og lydformat: MP3, PCM og PCM-basert Wave.

Digitale signaturar

Utgåande brev blir godkjent elektronisk i fylkeskommunes sak-/arkivsystem Ephorte.

Reglar for underskriftsfullmakter finn ein her:

Fullmaktsreglement for Hordaland fylkeskommune

Kvalitetssikring av skanna dokument

Skanna dokument skal kvalitetssikrast av den som utfører oppgåva.

Interne ansvarstilhøve og rutinar

Ansvar for tildeling av brukarrettar / Systemansvar

Systemeigar

Fylkesarkivaren er systemeigar for fylkeskommunes sak-/arkivsystem ePhorte.

Systemeigar er ansvarlig for å sikre eit strategisk og langsiktig fokus for ePhorte og sikre best mulig utnytting for dei arbeidsprosessar systemet understøttar. Systemeigar er ansvarleg for at systemet tilfredsstiller gjeldande krav til blant anna informasjonstryggleik, drifts- og vedlikehaldsavtalar.

Systemansvarleg

Leiar ved Dokumentsenteret er arkivansvarleg i Ephorte. Vedkommande har såleis alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Systemansvarleg skal i samarbeid med systemeigar koordinere, vidareutvikle og forbetre systemet etter brukaranes behov. Systemansvarleg rapporterer til systemeigar og er systemeigar sin representant i det dagleg.

Leiar ved Dokumentsenteret skal ha

• ha oversikt over den administrative og arkivtekniske strukturen i systemet samt sørge for vedlikehald og oppdatering av denne.
• følgje opp sakshandsamarane og sikre seg at desse har kunnskapar om bruken som står i høve til dei rettane dei har.

Arkivansvarleg

Arkivansvarleg har tilgang til å registrere inn- og utgåande dokument, ajourføre register og journalføring. Dei har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet.

Arkivpersonalet

Arkivpersonale har tilgang til å registrere inn- og utgåande dokument, ajourføre register og journalføring. Dei har alle rettar knytt til arkiveringsfunksjonane i systemet på eininga dei er knytt til.

Driftsansvarleg

IT-seksjonen har driftsansvar er knytt til den daglege, operative drifta. Oppgåva inkluderer dagleg drift og overvaking etter gjeldande avtaler og etter krav frå system-ansvarleg. IT seksjonen skal sikre driftskvalitet på system i samsvar med gjeldande funksjonelle krav og kvalitetskrav.

Saksfordelar / leiarar

• kan autorisere sakshandsamarar i systemet med omsyn til registreringsrettar, tilgangskodar og medlemskap i tilgangsgrupper innanfor dei kodene som vedkommande sjølv er autorisert for.
• kan fordele saker og journalpostar i avdelinga
• har tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalpostar på si avdeling

Sakshandsamar

• tilgang til å opprette og ajourhalde saker og journalposter der vedkommande er saksansvarlig
• tilgang til å klassere eigne saker
• tilgang til å avskrive eigne saker
• tilgang til å opprette utvalssaker og registrere behandlingsplan for utvalsbehandling av eigne saker

Utvalssekretærar

• har tilgang til å registrere utval og medlemar