Glemt Passord?

1.4 Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i Arkivlova arkivplikt. Administrasjonssjefen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

I Hordaland fylkeskommune er det fylkesrådmannen som har det overordna arkivansvaret.

Operativt arkivansvar

Fylkesarkivet er Hordaland fylkeskommune sin arkivinstitusjon og arkivmynde, og har som målsetting å sikre heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Det operative (utøvande) ansvaret for arkivtenesta er lagt til leiaren for Fylkesarkivet.

Leiaren for Fylkesarkivet sine oppgåver:

Fylkesarkivaren skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning, arkivoppbevaring i kommunen og har ansvar for depot i fylkeskommunen. Fylkesarkivaren har rett og plikt til:

  1. Å rapportere til fylkesrådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
  4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
  6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
  7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.

Fylkesarkivaren skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

  1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
  2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Fylkesarkivaren har ansvaret for å sikre at fylkeskommunen har tilfredsstillande depot for analogt og elektronisk arkivmateriale.

Dokumentsenteret

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Dokumentsenteret er organisert som ei arkivteneste for sentraladministrasjonen og skal syta for kvalitetssikring, systematikk og samanheng i arkiva. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til tenesta. Leiaren for Dokumentsenteret har overordna ansvar for arkivdanninga i sentraladministrasjonen

Dokumentsenteret sine hovudoppgåver:

  1. Ansvaret for arkivdanning og systemutvikling i fylkeskommunen
  2. Integrasjon mellom sak- og arkivsystemet og dei mange fagsystema i fylkeskommunen
  3. Utvikling av rutinar og retningslinjer for arkivdanning
  4. Opplæring i arkivsystem og arkivrutinar, rettleie i spørsmål knytt til informasjonsteknologi og arkiv i fylkeskommunen
  5. Drive postmottaket for sentraladministrasjonen, skanne og journalføre alle arkivverdige dokument, kvalitetssikring av registrerte opplysningar
  6. Publisere offentleg journal
  7. Handsame spørsmål knytt til innsyn og generell publikumshandtering

Depot

Hordaland fylkesarkiv er depot for alle fylkeskommunale einingar. Kontorleiar for Depot har daglig ansvar for drifta.

Depot sitt ansvar er:

  1. Bevaring, ordning og formidling dei historiske arkiva i fylkeskommunen, privatarkiv og foto
  2. Sikre depot (magasin) for papirarkiv og elektronisk skapte arkiv i fylkeskommunen
  3. Utvikle lokal- og regionalhistorisk arbeid i Hordaland
  4. Ansvar for å koordinere arbeidet med privatarkiv og fotobevaring i Hordaland
  5. Saksbehandling til knytt til arkiva og generell rådgjeving
  6. Ansvar for overordna, felles retningslinjer og rutinar for avlevering av arkivmateriale i heile fylkeskommunen.
  7. Utvikle og følge opp strategi for elektronisk skapt materiale i fylkeskommunen.

Hordaland fylkesarkiv er fylkeskoordinerande ansvarsinstitusjon for privatarkiv i Hordaland. Hordaland fylkesarkiv sine oppgåver når det gjeld innsamling av privatarkiv er definert i samhandlingsplan for privatarkiv (lenke).

Fylkesarkiv - depot tek imot og oppbevarer eldre arkivsaker frå sentraladministrasjon og institusjonar i Hordaland fylkeskommune, og har ansvar for overordna, felles retningslinjer og rutinar for avlevering av arkivmateriale i heile fylkeskommunen.

Det er utvikla ein:

Ytre einingar

Hovudoppgåver:

1. Ansvaret for arkivdanning innan si eining.

2. Drive postmottaket for si eining, skanne og journalføre alle arkivverdige dokument, kvalitetssikring av registrerte opplysningar.

3. Ansvar for ordning av fysisk arkivmateriale før avlevering til Depot.