1.3 Arkivorganisering

Fylkesarkivet er Hordaland fylkeskommune sin arkivinstitusjon og arkivmynde, og har som målsetting å sikre heilskapleg samfunnsdokumentasjon.

I Hordaland fylkeskommune ligg Fylkesarkivet organisatorisk inn under Kultur- og idrettsavdelinga og er vidare delt inn i kontora Dokumentsenteret og Depot.

Dokumentsenter

Dokumentsenter har ansvaret for arkivdanning og systemutvikling i fylkeskommunen og integrasjon mellom sak- og arkivsystemet og dei mange fagsystema i fylkeskommunen.

I arbeidet med dei moderne arkiva utviklar Dokumentsenteret rutinar og retningslinjer for arkivdanning, gjer opplæring i arkivsystem og arkivrutinar, rettleier i spørsmål knytt til informasjonsteknologi og arkiv i fylkeskommunen.

Dokumentsentret driv postmottaket, skannar og journalfører arkivverdige dokument. Dei publiserer også den offentlig journal og handsamar spørsmål knytt til innsyn og generell publikumshandtering.

Depot

Historiske arkiv, depot og lokal- / regionalhistorisk arbeid

Hordaland fylkesarkiv tek imot og oppbevarer eldre arkivsaker frå sentraladministrasjon og institusjonar i Hordaland fylkeskommune, og har ansvar for overordna, felles retningslinjer og rutinar for avlevering av arkivmateriale i heile fylkeskommunen. Dette gjeld både papirmateriale og elektronisk materiale.

Sjå arkiv avlevert til Fylkesarkivet publisert på Arkivportalen.

Fylkesarkivet koordinerer arbeidet med privatarkiv og fotobevaring  i fylket og tek imot arkiv frå private arkivskaparar (ikkje-offentlege organisasjonar, bedrifter og privatpersonar), og gjev også råd om lokalhistorisk arbeid, bevaring av ikkje-offentleg arkivmateriale (privatarkiv), stadnamn og foto.  

Ytre einingar

Hausten 2016 starta arbeidet med utrulling av ePhorte til dei ytre einingar vidaregåande skular, OT/PPT og tannhelse. Innan utgangen av april 2018 har OT/PPT  tatt i bruk ePhorte og dei vidaregåande skular tatt i bruk ePhorte for elevmapper. Utrullinga skal vere ferdig innan utgongen av 2018.

Dei ytre einingane har sjølvstendig arkivansvar for arkivdanninga. Det betyr at dei har personale som har rolle knytt til arkivarbeid og ansvaret er lagt til linja.