Periodisering

Formål

Periodisering vil si å sette kontrollerte tidsskiller i arkivet, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene tas ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklere å finne frem i det nyeste og viktigste materialet.

Definisjoner

Mykt periodeskille - Periodisering med overlappingsperiode. Dette innebærer at dersom en mappe ikke er avsluttet ved periodens slutt, skal hele mappen - med alle tidligere registreringer - flyttes over til en ny, aktiv periode ved neste registrering.

Skarpt periodeskille – Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet. Alle åpne mapper (pågående saker) i en avsluttet periode må lukkes, og deretter opprettes på nytt i ny periode (arvtakeren) ved neste registrering.

Arkivdel – En vilkårlig definert del av et arkiv, hvor alt materiale er ordnet etter ett og samme klassifikasjonssystem som primær klasse.

Aktiv periode - En arkivdel som inneholder en aktiv periode, er åpen for all registrering. Nye mapper skal kunne knyttes til arkivdelen etter hvert som de opprettes.

Avsluttet periode - En arkivdel som inneholder en avsluttet periode, er stengt for nye mapper, og mappene som allerede finnes skal være avsluttet.

Overlappingsperiode – Nye mapper (saker) kan ikke opprettes i arkivdelen, men eksisterende mapper kan være åpne for registreringer. Ved ny registrering i eksisterende mappe flyttes mappen til arkivdel som er arvtaker.

Emnebasert arkivdel – Arkivdel basert på inndeling etter emne som primært ordningsprinsipp (k-koder).

Objektbasert arkivdel – Arkivdel basert på inndeling etter objekt som primært ordningsprinsipp. Eksempler på slike ordningsprinsipp er fødselsnummer eller gårds- og bruksnummer.

Sak - og arkivprosjektet Grenlandssamarbeidet

Rutine for periodisering for Sak -og arkivsystem Public 360° i Grenlandskommunene

Periodisering innebærer å dele inn arkivet i arkivmaterialet i fast avgrensede perioder.

Det vises til Riksarkivarens “Veiledning i periodisering av offentlige arkiver”.

En arkivdel kan være emnebasert (emneordnet) eller objektbasert (objektsordnet). Det kan settes opp ulike perioder og bortsettingsprinsipp for de ulike arkivdelene.
Forskjellige statuser for arkivdeler:
           

• A (aktiv) – ikke sperret for nye saker/dokumenter og er ikke lukket
• B (bortsatt) – sperret for alle typer nye registreringer
• O (overlapp) – sperret for registering av nye saker
• U (uaktuell) – sperret for alle typer registeringer

Overlapping: Automatisk overføring av saker
Uaktuell: Manuell overføring av saker ved funksjonen Masseoppdatering

IKA Kongsberg anbefaler periodiseringsprinsippet Overlapp også på objektbaserte arkivdeler, (jf. Rutine for elektronisk personalarkiv i kommuner og fylkeskommuner) forutsatt at det praktiseres en sak pr. hendelse. Har en samlesaker må en bruke periodiseringsprinsippet Uaktuell, noe som medfører større jobb i databasen.

For emnebaserte arkivdeler (saksarkiv) settes perioden på 4 år (utgangspunkt i kommunestyreperioden), med overlappingsperiode på 1 år.
For objektbaserte arkivdeler (objektarkiv) settes perioden på 8 år, med overlappingsperiode på 1 år. Tidspunkt for periodisering er 1.1.20xx.
*Arkivdel GBNR - setter opp overlappingsperiode på 1 år, med forutsetning at man får egen sakstatus V (på vent) i P360° ellers kan det være hensiktsmessig med en overlappingsperiode på 2 år.

Uttrekk tas av arkivdelene etter de er satt i status B (bortsatt).

Arkivdel Interkommunal – her må den enkelte kommune sette opp egne arkivdeler i forhold til egen organisering (jf. Riksarkivarens veiledning” Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan”), og evt. deaktivere arkivdeler som ikke er relevante etter felles arkivdel oppsett.

Det må dokumenteres i kommunens arkivplan hvilke periodiseringsprinsipper som blir brukt på hvilke arkivdeler og når det periodiseres.

**Arkivdelen Bolig er satt opp ulikt i kommunene. Ikke samsvar mellom løsningsbeskrivelse side 31 og rutine for boligsaker side 44. Det ble bestemt i arkivgruppa på møte i Drangedal at boligsaker skulle arkiveres etter adresse ikke fødselsnummer, men dette ser ut til og ikke ha blitt forandret i løsningsbeskrivelsen.
Kommunene gjør det ulikt i dag. Bamble bruker adresse, de andre kommunene bruker fødselsnummer.

Arkivdel oppsettet må opprettes i test/kursbasen og testes før det settes i produksjon. Produksjonsstart og første periodisering 01.01.16 for saksarkiv.

I administratorverktøyet for Public 360° henvises det til Anchestor (stamfar) på arkivdeler istedenfor arvtaker som vi har brukt i tabellen.

Oppsett pr. i dag

NB: *Arkivdeler vil variere noe mellom de ulike Grenlandkommuner.

Oppsett pr. 1.1.2016 – Periodisering med mykt skille

Oppsett pr. 1.1.2020 – Periodisering med mykt skille*

*Periodiseringsoppsettet tar ikke hensyn til evt. kommunesammenslåing. Ved omfattende organisatoriske endringer skal det brukes skarpt skille i arkivet.

Intervallene på periodisering forsetter videre på samme måte.

Periodisering av:
Saksarkiv (emne) hvert.4.år med 1 års overlappingsperiode
Objektarkiv hvert.8.år med 1 års overlappingsperiode
Praktisk rutine for sanering av elektronisk journaldatabase er foreløpig ikke satt opp (dvs. skille ut saker som ikke skal være i den aktive basen lengre og flytte de over i historisk base).