Glemt Passord?

Innsyn og gradering av dokumenter og saker

Ifølge kommunelovens §4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati.

Vi skal legge til rette for at kommunens virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Formålet er å styrke informasjons- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse, styrke rettssikkerheten for den enkelte, gi tillit til det offentlige og bidra til allmenn kontroll. 

Vi skal sikre at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn.
Grue kommune skal utvise meroffentlighet. Dette innebærer at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold til lov.

Hver morgen kjøres det "drum", ACOS Innsyn Kontrollmodul, som er en utvidelse av DrumRapporten. Dette gir en kontroll over hvilke akrivsaker og journaposter som blir lagt ut på Innsyn på postlisten

Retningslinje: Hele arkivsaker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken. Når arkivet journalfører en sak, skal de alltid foreslå gradering. Offentlighetsvurderingen og skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter er saksbehandlers ansvar. Ved tvil eller der hvor offentliggjøring skjer på et senere tidspunkt, for eksempel ved tilsettingssaker, anbudsrunder osv. kan graderingskode  XX (midlertidig skjermet) benyttes. Saksbehandler er ansvarlig for at endelig gradering settes. Når en sak er journalført, vil den bli tilgjengeliggjort i den offentlige journalen.

Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jfr. offentlighetsloven §11). Det er viktig å huske at interne dokumenter kan, ikke skal, unntas fra offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 16.

Interne dokumenter og publikum/presse: Alle interne dokumenter av mer offisiell art, interne dokumenter som er en del av et saksfremlegg i en utvalgssak og interne dokumenter som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker som ikke er unntatt offentlighet i utgangspunktet, skal være offentlige.

Interne dokumenter og politikere: Politikere har adgang til å få oversikt over alle interne dokumenter som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne dokumenter unntatt fra offentligheten.

Interne dokumenter og part i saken: Alle parter i en sak har i utgangspunktet tilgang til alle interne dokumenter i saken. Det skal være svært tungtveiende grunner for at et internt dokument ikke skal utgis til partene i en sak. Innsynsrett for parter reguleres i forvaltningsloven. I lovens § 2e defineres en part som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Forvaltningslovens §§ 18 og 19 angir regler for partens adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Forvaltningslovens § 20 tredje ledd, gir regler om hvordan deler av et dokument kan gjøres kjent for en part.

Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt: Opplysninger i arkivsaker/dokumenter som er underlagt taushetsplikt, skal unntas fra offentlighet. Hensikten er ikke å unndra hele dokumentet fra offentlighet, men å sørge for at opplysninger som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Hvis et dokument er unntatt offentligheten, skal lovhjemmel for unntaket opplyses, jfr. offentlighetslovens §13.

Unntak på grunn av dokumentets innhold: Taushetsplikt har også som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlige. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter vil gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Jfr. Offentlighetsloven § 12.

Registrering av personopplysninger: skal være saklig begrunnet (personopplysningsloven § 8). Personopplysningslovens § 31 slår fast når og hvordan melding om opprettelse av personregistre og behandling av personopplysninger skal meldes til Datatilsynet.

Tilgangsbegrensning i WebSak Fokus: Avhengig av gradering og avskjerming som er satt på arkivsak og dokument vil alle som er registrert som bruker i WebSak Fokus automatisk få lov å lese all offentlig informasjon. Opplysninger som er unntatt fra det offentlige vil bare være tilgjengelig for de som har utvidede rettigheter i systemet.

I Grue kommune brukes følgende tilgangskoder (graderingskoder):

XX - Midlertidig skjermet (ikke off.vurdert)
UO - Unntatt for offentlighet
P - Unntatt fra offentlighet (for personalsaker)
E - Unntatt fra offentlighet (for elevmappe) avskjermes 
IS - Unntatt offentlighet, intern skjerming (generell, benyttes ved behov som ikke faller inn under til tilgangskodene ovenfor)

NOARK-standarden definerer følgende tre nivåer for skjerming:

  1. Saksnivå 1: Bare fysiske saker er tilgangsbegrenset. For alle journalposter som "arver" gradering fra arkivsaken vil tekstdokumentene bli avskjermet.
  2. Saksnivå 2: Som kode 1, i tillegg skjermes linje 2 i sakstittel.
  3. Saksnivå 3: Som kode 2, i tillegg skjermes klassering (arkivkoden).

Tre nivåer for skjerming i journalposter:

  1. Journalpostnivå 1: Bare fysiske tekstdokumenter er tilgangsbegrenset. Tekstdokumentene som er knyttet til journalposten avskjermes.
  2. Journalpostnivå 2: Som kode 1, i tillegg skjermes journalposttittel i linje 2.
  3. Journalpostnivå 3: Som kode 2, i tillegg skjermes alle opplysninger om avsender/mottaker.

Rutine for gradering:

  • Arkivet foreslår tilgangskode (gradering) på inngående dokumenter
  • Leder/saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jfr. kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen
  • Ved gradering av dokument velges riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel. Ellers følges rutiner for utgående brev
  • Når dokumentene er journalført og satt i journalstatus "J" vil dokumentene komme på postlisten
  • Arkivet fordeler etterspørsler fra media til saksbehandler og er eventuelt behjelpelige med å sende media kopier av de aktuelle dokumenter (i samarbeid med saksbehandler)
  • Leder kontaktes ved behov

Rutine for innsyn:

  • Innsyn i saker håndteres etter retningslinjene om offentlighet og gradering som beskrevet over
  • Forespørsel om innsyn går til arkivet og videreformidles til saksbehandler, evt. etter at saken er journalført
  • All videre kommunikasjon skjer mellom saksbehandler og den som ber om innsyn
  • Svaret skal gis uten ugrunnet opphold (2-3 dager). Om kommunen ikke svarer innen 5 dager etter at vi mottok forespørselen, regnes forespørselen som avslått og vedkommende kan sende klage til fylkesmannen (off.l.§ 32)