|
alt vedlikehold av avtaler og gebyrer skjer på følgende måte i KOMTEK:
- Den enkelte eier av eiendommer og/eller offentlig og private instanser gir muntlige og skriftlige meldinger til kommunen.
- Matrikkelen bidrar med opplysninger om eierforhold, bygninger, gårds- og bruksnr, festekontrakter og seksjonering.
- Firmaer på kontrakt med kommunen og som utfører tjenester på vegne av kommunen melder inn oversikter over utførte tjenester som registreres i KOMTEK.
- Kommunen produserer selv også dokumenter og informasjon som påvirker opplysningene i KOMTEK modulene
Hovedformålet med disse opplysningene er at de påvirker avtaler og gebyrer. Arkivering og saksbehandling: Alle vedlikeholdsprosesser i KOMTEK er automatisert. Dette betyr at det ikke produseres noen bilag som skal arkiveres ESA i forbindelse med vedlikeholdet. Mottak av informasjon gjennom servicetorg, telefon, epost, personlig oppmøte, arbeidslister og tømmerapporter blir manuelt registrert i KOMTEK. Denne informasjonen er i all hovedsak underbilag til fakturering av kommunale eiendomsgebyrer. Denne informasjonen er historisk når gebyrene er fakturert og det vil derfor ikke være nødvendig å arkivere dette i ESA. Bilagene oppbevares av saksbehandler i minimum 3 år. Dersom saksbehandler gjennom sin arbeidsmøte tar ut rapporter fra KOMTEK for oppdatering av avtaler, bør disse rapportene arkiveres. Slike rapporter kan oppstå ved saksbehandling ved hjelp av ESA, uttak av rapporter fra moduler ( arkivserier) i KOMTEK og informasjon til eiendomsmeglere gjennom bruk av infolang. For øvrig blir alle endringer i KOMTEK loggført og kan etterprøves ved uttak av rapporter eller ved å åpne loggen for visuell kontroll. Det produseres flere manuelle bilag for oppdatering av KOMTEK. De fleste av disse bilagene produseres for oppdatering av gebyrgrunnlaget. Alle disse endringene blir fortløpende loggført i KOMTEK og kan etterprøves både ved hjelp av loggen og på arkivet for den enkelte gebyravtale. Gebyrmodulen inneholder arkiv or alle fakturerte gebyr siden KOMTEK ble tatt i bruk i 2006. Dersom det er bilag som påvirker legalpanten på eiendommen eller andre bilag av særskilt viktighet (vurderes i hvert enkelt tilfelle),skal dette oppbevares i 10 år. Bilag som produseres for ajourhold av avtalene, skal arkiveres i ES. Det opprettes egen sak i ESA hvert år til dette formålet. Saksbehandler for gebyrer i teknisk drift er ansvarlig for å opprette sak i ESA. Disse bilagene registreres i ESA i forbindelse med fakturering av kommunale eiendomsgebyrer og etter utløpet av betalingsfristen for kommunale eiendomsgebyrer. |