|
FELLES RUTINER - BJUGN OG ØRLAND KOMMUNER - POST-/ARKIVBEHANDLING SAMLOKALISERINGS PROSJEKTER Behandling arkivmateriell: Så lenge våre samlokaliseringsprosjekter tilhører to adskilte organer skal alt arkivmateriale behandles etter proveniensprinsippet, dvs. at alt arkivmateriale skapt av et organ tilhører og arkiveres i det organet det er skapt.
- Objektarkiv som avdelingen/saksbehandler må ha med seg til samlokaliseringsstedet, skal føres på utlån, utlånsliste utarbeides og arkivet returneres til opprinnelig eier ved bortsetting.
- Emnearkivene blir stående i sitt opprinnelig organ, utlån av saksmapper/dokumenter føres på utlån i sakssystemene og oversendes saksbehandler som normalt uavhengig av hvor de jobber.
- Saksbehandler har det hele og fulle ansvar for egne saksmapper så lenge de har dem på utlån, for orden i saksmappen og for retur til riktig arkivskaper ved ferdig behandling.
Postforsendelsen mellom kommunene: Intern/ekstern post til samlokaliseringsavdelingene behandles fortsatt på samme vis som tidligere. Post/arkivavdelingene i hver kommune tar seg av videre forsendelse 1 gang pr. dag til samlokaliseringskommunen i egen merket og låst koffert.
- Vi bruker en og samme koffert til alle samlokaliseringsprosjektene ved forsendelser
- Posten sorteres i "mapper" som er merket med avdeling/seksjon.
- Arkivmateriell sendes i samme koffert i egen mappe merket "arkiv".
- Ørig post legges i samme koffert og fordeles til sine respektive avdelinger
|