|
Fastsatt av Rådmannen, mars 2015 Bakgrunn Bø kommune skal gi best mulig service til innbyggere og samarbeidspartnere. Et av virkemidlene for å oppnå dette er å være på sosiale medier. Sidene skal brukes som en supplerende informasjons- og kommunikasjonskanal i tillegg til kommunens hjemmesider. Hensikt og formål Tilstedeværelse på sosiale medier skal gjøre kommunen mer tilstede og tilgjengelig, og det skal legges til rette for en god innbyggerdialog. Sosiale medier skal ikke erstatte dagens informasjons- og kommunikasjonskanaler, som eksempelvis kommunens hjemmesider, men være et supplerende verktøy. Samtidig er det viktig å ivareta innbyggere som ikke er digitalt aktive. Sosiale medier er en effektiv måte å informere på, fordi informasjon kan deles med mange på kort tid. Dette gjør at sosiale medier kan være effektivt spesielt i forbindelse med krisesituasjoner. Administrering av sidene Administratorer kan velge hvor aktiv kommunen skal være på sosiale medier, og det går an å veksle mellom uttrykk og form for å få en levende side. Administratorrollen er tillagt Fellestjenesten, næringsavdelingen og kulturavdelingen. Det bør ikke være flere enn tre som følger opp sidene og har administratortilgang. Dokumentasjon, journalføring og saksbehandling Sosiale medier anses å være en del av kommunens førstelinjekontakt og de fleste henvendelser kan derfor regnes som uformell kontakt og journalføres ikke. I de tilfeller saksbehandling er nødvendig skal personen som kommer med henvendelsen gjøres oppmerksom på at kommunen ikke gjør saksbehandling på sosiale medier. Taushetsplikt og personvern skal ivaretas. Retningslinjer for administratorer på sosiale medier Retningslinjene gjelder for administratorer av alle sider på sosiale medier: 1. Vær tilstede og delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen. 2. Spørsmål bør besvares innen to dager i kommunens åpningstider mellom 08-15.30. Dette gjelder ikke for helger/helligdager. Forventet responstid skal komme tydelig frem på sidene. 3. Alle innlegg på sosiale medier er å betrakte som offentlige og tilgjengelig for alle. Administrator skal derfor opptre høflig, nøkternt og korrekt i dialogen. 4. Si takk for skryt. 5. Svar saklig på negative kommentarer. 6. Rett alltid opp faktafeil. 7. Kommunen skal ikke gjøre saksbehandling på sosiale medier eller kommentere enkeltsaker. Ved spørsmål som krever saksbehandling og arkivering, skal innsenderen bli gjort oppmerksom på kommunens dokumentasjonsplikt og at henvendelsen må sendes til post@boe.kommune.no. 8. Personer som stiller spørsmål som er knyttet til en spesiell sak skal henvises til riktig enhet. 9. Alle ytringer på de offisielle kontoene skal være partipolitisk og religiøst nøytrale og ikke virke diskriminerende på noen måte. Dersom noe må fjernes skal avsender gjøres oppmerksom på årsaken. 10. Sjikane og trusler med personangrep skal fjernes fra sidene. Avsender skal samtidig få en privatbeskjed om hvorfor henvendelsen fjernes. 11. Bilde(r) som publiseres på nett skal være i samsvar med Datatilsynet sine retningslinjer for bruk av bilder på internett og skal godkjennes av fotograf og de som er avbildet. 12. Ved krisesituasjoner skal det oppgis kontaktinformasjon til kommunens krise- og beredskapsteam. |