FormålOversikt og kontroll over saker som ikke er ferdigbehandlet, dvs. hvilke innkommende brev og notat som ikke er besvart og/eller avskrevet. RetningslinjeLeder har hovedansvar for dokumentasjon innenfor sitt område. Saksbehandlere følger opp sine saker i restanselisten. RutineLederne skal foreta restansekontroll fortløpende.
For WebSak skriver arkivet ut elektroniske rapporter som inneholder restanseliste 4 ganger i året.
Etter at rapporten er lagret sendes den elektronisk til de aktuelle saksbehandler og enhetslederne.
Alle inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) må avskrives.
Journalposter som ikke krever skriftlig svar avskrives av saksbehandler og viser til hvilken måte journalposten er avskrevet på. Fire måter å avskrive restansen TE(tatt til etteretning) + dato (dokument som ikke krever svar eller når saken er ferdigbehandlet) BS(besvart med utsendelse av) BU(brev ut) - (utgående brev som er svar på innkommet brev) TO(tatt til orientering) - (dokument som ikke krever svar eller når saken er ferdigbehandlet) TLF(telefon) + dato (kort oversikt over samtalen skal noteres i kommentarfeltet) Saksbehandler kan i merknadsfeltet gi en kort beskrivelse av valgt avskrivningsmåte (Eks innhold i tlf.samtale, SKAL beskrives i merknadsfeltet). Leder går gjennom restanselisten kvartalsvis og er ansvarlig for oppfølging /gjennomføring av tiltak for å få korrigert restanselister med uønsket omfang. Mulige grunn til at restansen ikke er avskrevet Brev/notat som ikke ligger inne i WebSak må legges inn, slik at restanser kan avskrives. En del restanser er der på grunn av at saksbehandler har glemt å sette svarbrevet til status F. Dersom det er saker som er under behandling og dermed ikke kan avskrives med en gang, kan saksbehandler gi tilbakemelding til arkivet om dette. Dersom det er noe som er feil i forhold til restanser, at det er feil saksbehandler eller andre ting som gjør at restansen ikke kan avskrives skal arkivet ha tilbakemelding, slik at dette kan rettes opp. |