Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinjene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og -utveksling med Kvam herad og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinjene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett e.l. kommunikasjonssystem, og bruk av SMS og talestyrte eller andre automatiske telefontenester. Bruk av taletelefon eller anna munnleg kommunikasjon er ikkje omfatta, jf. eForvaltningsforskrifta § 3 første ledd bokstav c.

Heimelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) - Lovdata

Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) - Lovdata

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Kvam herad

Einkvar som vender seg til Kvam herad kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her.

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-postadresse. Adresse til sentralt e-postmottak er postmottak@kvam.kommune.no.

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.

Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen, uavhengig av kva for elektronisk adresse som vert nytta ved utsending.

I dei tilfelle elektronisk post skal kunne sendast direkte til einskildpersonar sine adresser skal dette avtalast spesielt.

............

Arkivverdig e-post

Arkivforskrifta §3-2 slår fast at dokument som blir sende eller mottekne via e-post og som etter form og innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig handsamast som saksdokument etter arkivforskrifta

Det vil sei at e-post som er saksdokument, skal inngå i kommunen sitt saksarkiv dersom den er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon.

E-post som inneheld opplysningar eller vurderingar som kan ha noko å seia for ei konkret sak, er å rekne som eit saksdokument. Eit døme kan væra nye opplysningar i ein forvaltingssak, til dømes ein byggesøknad eller eit skjenkeløyve.

Ved tvil om kva som skal journalførast,- rådfør deg med sentralarkivet i kommunen.

Dersom direkte adressert e-post viser seg å være eit saksdokument for kommunen, skal e-posten sendast vidare til kommunen sitt sentrale e-postmottak for journalføring.

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider.
Adressa skal trykkast på brevark og vere godt synleg på all utgåande elektronisk post frå kommunen.

På følgjande fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema:

Acos søknadssenter (ledige stillingar)

Søknad om kulturmidlar

Gjeldande retningslinjer for journalføring i Kvam herad skal følgjast

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse dersom slike førespurnader skal verte handsama.

I enkelte saker kan Kvam herad be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter.

Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Kvam herad med mindre det er nytta tryggleiksstenester og –produkt som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

• Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysningar

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottek elektronisk post som skulle ha vert sendt til eit anna organ eller ei anna elektronisk adresse, må kommunen informere avsendaren om dette, og om mogleg vise vedkommande til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottek kommunen elektronisk post med andre feil eller manglar må kommunen informere avsendaren om dette før sakshandsaming tar til.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form viss den som krev innsyn samtykkar eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar naudsynte for å stadfeste signaturen utleverast saman med dokumentet.

Kommunen skal legge til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart

Informasjonstryggleik og bruk av tryggleikstenester og produkt

Sakshandsamar må også sikra at mottekne e-post kan handterast også ved fråvær over lengre tid. Dette kan gjerast ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk vidaresending eller automatisk svar.

Sentralarkivet har ansvar for postmottaket, og skal kontrollera innboksen kontinuerleg.

Etikk for handtering av e-post

• Bruk fast signatur på utgåande e-post med informasjon som identifiserer deg.
• Les alltid gjennom meldingar før du sender dei. Kontroller at du har brukt korrekt adresse. Viss du sender med vedlegg, kontroller også at dei er korrekte.
• Presenter den viktigaste informasjonen først i e-postmeldinga. Vær kort og konsis.
• Hald orden i innboks og utboks – rydd jevnleg.
• Unngå bruk av blindkopi. Det bør gå fram kven som får kopi av e-post.
• Bruk nøytralt format på e-posten og bruk enkelt språk. Unngå overdrevet bruk av store bokstaver, farga tekst eller utropsteikn. Føremålet ditt med dette kan lett mistolkast av mottakaren.
• Det skal ikkje sendast sensitive personopplysningar med elektronisk post.
• Graderte dokument i WebSak er sperra for sending pr. e-post.