|
Postmottak, skanning og journalføring Sør-Odal kommune har ett sentralt postmottak. Dette er en del av arkivtjenesten, og kvalitetssikring av kommunens dokumenthåndtering. Hovedregelen er at inngående post til Sør-Odal kommune går til dokumentsenteret. De vil grovsortere posten og gjøre en arkivbegrensning før den fordeles.
Dokumentsenteret skanner inn/henter inn, og journalfører dokumenter som skal behandles i WebSak før de fordeles på saksbehandlere.
Dokumenter som skal til fagsystemene videresendes arkivmedarbeidere i enhetene for journalføring og eventuelt skanning (det gjelder Profil, Familia, Velferd, Flyktning, HKdata og Infodok) Arkivering av dokumenter skjer elektronisk i fagsystemet. Et velfungerende elektronisk arkiv er en forutsetning for en effektiv digitalisering av kommunale tjenester.
All brevpost åpnes i dokumentsenteret unntatt til barnevern og Nav kommune, som åpner selv.
Barnevern og Nav kommune må selv foreta arkivbegrensning og sende dokumenter som skal lagres i sak-arkiv systemet (WebSak) til dokumentsenteret (se "kommunens dokumentfangst").
E-post som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal lagres i det elektroniske arkivet.
Hovedregelen er at saksbehandlerne selv henter inn e-postdokumenter som kommer direkte til dem, i sak-arkivsystemet. Alternativt kan de videresendes til postmottak. SMS som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal lagres i det elektroniske arkivet.
Arkivbegrensning
Med arkivbegrensning menes dokumenter som faller inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivloven , men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Disse dokumentene blir holdt utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende. Iflg. arkivforskriften § 3-19 skal følgende typer av materiale skilles ut ved arkivbegrensning:
- Trykksaker
- Rundskriv
- Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
- Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret.
- Personlig adressert post hvis det ikke foreligger fullmakt fra medarbeidere som ønsker dette
- Faktura
- Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner
- C-post/massekorsbånd
- Anbud/tilbud, journalføres ved anbudsåpning - se pkt. 8.3.1
- Meldinger til lønningskontoret, lønnsmeldinger/egenmeldinger/sykemeldinger
- Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale til en sak
- Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar
- Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før
- Melding om adresseforandringer
- Reklame/produktopplysninger – sendes rette vedkommende eller kastes
- Hotell- og reisebestillinger
- Kursinnbydelser, -påmeldinger, -bekreftelser og invitasjoner
- Offisielle invitasjoner til kommunen
- Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (åpning av ny bankfilial, rutetabeller, etc.)
- Ikke arkivverdig e-post
- E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon
Pressemeldinger / rundskriv / informasjonsmateriell – registreres etter behov. All arkivuverdig post distribueres direkte til mottaker. |