Kommunens dokumentfangst

Formål

Vi skal fange opp, og lagre alt av dokumenter, som vil ha verdi for oss i ettertid. Dokumentene skal lagres slik at vi finner dem igjen, og slik at innholdet bevares uforandret.

Det gjelder alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for virksomheten; er gjenstand for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi.  Dette er uavhengig av hvilket medie som er brukt; det kan være brev pr post, skjemamottak, SMS og E-post.

I tillegg skal Sør-Odal kommune bevare interne dokumenter som beskriver vår egen organisasjon, drift, administrativt og politisk, - planer, ansvar, oppgaver, organisering mm (arkivforskriften §4).

Alle som produserer og/eller mottar dokumenter, har selv ansvar for at aktuelle dokumenter lagres i godkjent elektronisk arkiv.

For at saker skal lagres logisk, og være lette å finne fram i ettertid bør dokumenter hentes inn i fagsystemet (for journalføring) i rett rekkefølge i saksbehandlingen.  
Ikke vent med å legge inn dokumentene til etter at saken er fullført.

Retningslinje

Hovedregel er at inngående post skal leveres til dokumentsenteret for åpning og registrering (se postmottak). 

Unntaket er Nav kommune og barnevern, som åpner og registrerer posten sin selv. De har ansvar for at post som skal til kommunens sak-arkiv system(WebSak) leveres til dokumentsenteret.   

E-post som er adressert direkte til saksbehandler, hentes inn i arkivsaken den skal knyttes til av saksbehandler. 

• Her kan du gå inn på SJEKKLISTE - HVA SKAL ARKIVERES?                                                

Transponder er et kommunikasjonssystem som brukes mellom skole/barnehage og foresatte til enkle beskjeder via e-post og SMS.  Dette skal kun brukes til beskjeder, og ikke til lagringsverdig dokumentasjon.  Hvis skolen/barnehagen mottar dokumentasjon som skal tas vare på i dette systemet, skal foresatte bes om å levere dette som brev eller vanlig e-post (avhengig av innholdet).

Tekstmeldinger (SMS) og bildemeldinger (MMS) som mottas, skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak på e-post, for deretter å bli importert i WebSak.  
Ordlyden i SMS’en, hvem som har sendt og mottatt, mobilnummer som har sendt og mottatt og tidspunkt skives i notat som lagres i aktuell sak i WebSak el fagarkiv.

Sosiale medier
Kommunen har egen facebook side som overvåkes av rådgiver for allmenn kultur. Vi skal ikke motta saker for behandling på sosiale medier, og så langt mulig skal folk oppfordres til å sende henvendelser via brev eller e-post.  Dersom det skrives innlegg som er arkivverdig (har verdi som dokumentasjon) eller er gjenstand for saksbehandling, skal dette journalføres ihht. rutiner for journalføring av inngående post. Ta kontakt med dokumentsenteret for kopiering og registrering. 

Skjema 
Kommunen benytter elektronisk skjema fra Acos. Her kan søkere fylle inn opplysninger via ID-porten. Det er en felles innloggingsløsning til offentlige tjenester på nett, og tilbyr sikker innlogging ved bruk av elektronisk ID(e-ID). Skjema integreres i WebSak, og hentes inn elektronisk i arkivsaken de skal inngå i.

Anbuds- og tilbudsdokumenter
Når det legges ut anbud, skal alltid dokumentsenteret ha beskjed.  Anbuds- og tilbudsdokumenter (som kommer inn under bestemmelsene i Sikkerhetsloven), leveres fortløpende til saksbehandler uåpnet. Mottaksdato og klokkeslett noteres på konvolutten, og det signéres. Det er utarbeidet egen rutine for behandling av slik post, se Spesialrutiner "Håndtering av dokumenter i forbindelse med anbud".

SvarUt og Altinn
Saksbehandler sender selv ut elektronisk post via SvarUt eller e-post fra WebSak og fagsystemene. 
Post mottatt via SvarUt, lastes ned fra Altinn. Det kommer e-post fra Altinn til postmottak om at det har kommet post, og dokumentsenteret logger inn på Altinn for å hente brevet

Personlig adressert post
Personlig adressert post(når navnet står først) skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale med adressaten om at slik post kan åpnes av dokumenttjenesten. (Arkivforskriften §3-1). Mottaker plikter å levere posten tilbake til dokumentsenteret dersom den er til administrasjonen/enhetene. Denne regelen gjelder også for telefaks, SMS og e-post.

Skyggearkiver og arbeidskopier
Når det i den enkelte enhet (for eksempel skole og barnehage) lagres kopi av dokumentasjon som ligger i mapper sentralt i kommunen, kaller vi dette skyggearkiv.

Dette er mindre aktuelt når vi nå har alt lagret elektronisk og lett kan slå opp i det vi måtte trenge.

Skyggearkiver skal oppbevares forskriftsmessig i den tiden de er i bruk. Den enkelte enhetsleder har ansvar for avslutning/destruering av sitt skyggearkiv.