|
Inngåande post: Registrere og skanne all inngåande sakspost, også arkivverdig e-post Sortere ut post som ikkje skal journalførast og sende rekningar, reklame, kurs mm til rett avdeling Utgåande post: Kontrollere at dokumentet er knytt til rett saksnummer Legge kopi av breva i dei arkiva som ikkje er fullelektronisk Journalføre brev/saker i sak/arkiv Under oppbevaring: Sjå til at saker som er ferdig handsama vert avslutta i sak/arkiv og at elektronisk og fysisk arkiv stemmer overeins Føre kontroll med utlån/tilbakelevering av mapper Kontinuerleg kvalitetssikring av arkiva og dokumenthandsaminga, regelmessig oppfølgjing av sakshandsamarane Skal kunne gje opplysningar om kommunen sine arkiv og innhaldet i dei Overføring frå dagleg til mellom- og fjernarkiv kvar 4. år. med oppstart hausten 2017 Sjå til at dokumentasjon av arkivrutinar og arkivsystem blir teke vare på for ettertida Rullering og oppdatering av arkivplanen kvart halvår Konvertering til arkivformat Konfigurering av sak/arkivsystem er sett opp slik at alle saksdokument blir automatisk konvertert til gjeldande arkivformat. Alle journalpostar med status J blir konvertert kontinuerlig til arkivformat. Arkivet kontrollerer konverteringa dagleg Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutiner stoppast. Makulering av innskanna papirdokument Papirversjon av dokument blir bevart i 6-12 mnd. før makulering. Inntil den tid blir dei oppbevart i perm på arkivet. Arkivleiar har det overordna ansvaret for makulering. |