|
Oppbygging og bruk av det elektroniske arkiv Sula kommune Arkivdelar i Sak og arkivssystem Acos Websak Basis
| Arkivdel i Acos
|
Elektronisk
|
Aktiv / Avslutta
|
| SA (sentralarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| EIGE (eigedomsarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| ELEV (elevarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| PERS (personalarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| PLAN (planarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| RØR (rørleggerarkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| SKATT (skattearkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| EIGE1 (eigedomsarkiv)
|
JA - gamle saker både elektronisk og papir
|
Avslutta
|
| MØTE (møtearkiv)
|
JA
|
Aktiv
|
| SENSITIV (sensitive saker)
|
JA
|
Aktiv
|
| BARNEV (Barnevern)
|
JA
|
Aktiv
|
| Feiing
|
JA
|
Aktiv
|
| GRAV (Gravemelding)
|
JA
|
Aktiv
|
| ANBOD
|
JA
|
Aktiv
|
Dokumenttypar som blir oppbevar på papir - vedleggsarkiv
| Dokumenttype
|
Oppbevarast på papir ( år )
|
Skanning av eigenproduserte dokument før utsending
|
Merknad
|
| Avtalar, kontraktar for kjøp av tenester, varer o.l
|
|
Alle former for avtalar av denne typen skal skannast når dei er endelig signert. Dette gjeld og for avtalar som vi sender til avtalepartnar etter å ha signert avtalen
|
NB! Skanning går føre seg etter at avtalen er endelig signert. Ved elektronisk avtaleinngåing er det viktig at heile e-postkorrespondansen vert journalført og arkivert.
|
Avtalar med minst 2 underskrifter vert oppbevart i perm på arkivet. Skjøte, festekontrakter og andre avtaler og verdibrev vert oppbevart i safe i 4. etg på rådhuset. I Sula kommune skal alle elektroniske skanna dokument eller eigenproduserte dokument i status J (journalført) konverterast til arkivformat (PDF A) godkjent av Riksarkivaren. Retningslinjer for bevaring og kassasjon for Sula kommune ligg under arkivdepot i arkivplanen. |