|
Formål og målsetting: Formålet med arkivet er å ta vare på og sikre arkiv som inneholder rettslig og/eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, som har kulturell og /eller forsikringsmessig verdi. De offentlige arkivene gjøres tilgjengelige for publikum ved direkte innsyn i postjournal på kommunens hjemmeside.
Arkivtjenestens formål og hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. Det er svært viktig at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. "Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov". Arkivets funksjoner: Det viktigste målet for arkivet er å være et godt redskap for saksbehandlerne og lederne i deres daglige arbeid. Rask tilgang til dokumenter og informasjon i saksbehandlingen sparer tid og penger. For å få en effektiv tilgang må alle saksdokumenter være registrert i arkivsystemet. Som arkivar skal du:
- Til enhver tid kunne fremskaffe oversikt over hver enkelt registrert sak, hvem som er saksbehandler og om saken er til behandling eller avsluttet.
- Følge opp saksbehandlingen i forbindelse med journalføring slik at Grue kommunes postlister blir komplett i henhold til Grue kommunes skriveregler
- Sikre at leders restanseoppfølging skjer i henhold til fastsatte rutiner
- Bistå med å finne fram papirdokumenter som grunnet ukurant størrelse/format ikke har blitt skannet og som ønskes utlånt fra arkivet
- Ivareta behov for informasjon og veiledning vedrørende bruk av arkivet
- Kjenne til og arbeide etter de lover og regler som gjelder for arkivarbeidet
Hvorfor ha arkiv?
De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:
- Som daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne
- Det skal dekke informasjonsbehov og dokumentere forvaltningens handlinger
- Innbyggernes rettigheter
- Av hensyn til ettertiden/historien
Arkivforskriften § 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:
- Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet
- Lover, regler og rutiner
- Oversikt over arkivene
- Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt, nemlig å sikre arkivene (arkivlovens § 1)
- Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning
- Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling
- Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen
Forskriften til arkivlova § 2-2 krever at kommunen har en arkivplan. Arkivplan skal være retningsgivende for dokumentbehandlingen i Grue kommune. Det overordnede målet er å få en kontrollert behandling av posten slik at en hele tiden har oversikt over Grue kommunes fullstendige dokumentproduksjon. Denne oversikten skal omfatte både arkiverte dokumenter og dokumenter som midlertidig er oppbevart utenfor arkivet. Disse retningslinjene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III. For at planen til en hver tid skal være aktuell, må den med jevne mellomrom oppdatertes og ajourføres. Arkivplanen skal rulleres og godkjennes av kommunestyret hvert 4. år. |