|
1. VALG, SAMMENSETNING OG FUNKSJONSTID Plan- og næringsutvalget velges av kommunestyret blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Kommunestyret velger også leder og nestleder blant medlemmene. Valget skjer i konstituerende kommunestyre innen utgangen av oktober måned i valgåret. Plan- og næringsutvalget har sju medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden på fire år. Hvis et medlem av utvalget trer endelig ut, skal det velges nytt medlem. Det nye medlemmet skal velges fra den samme gruppen som det uttredende medlemmet tilhørte, KL §7-10. Personer som lar seg velge til kommunale verv, skal gi skriftlig samtykke til dette, KL §6-2 andre ledd og §7-2 tredje ledd c). 2. PLAN- OG NÆRINGSUTVALGETS VIRKEOMRÅDE Plan- og næringsutvalget har innstillingsrett overfor kommunestyret i alle saker innenfor sitt arbeidsområde og i tråd med reglement for delegering og innstilling, KL §5-14. Plan- og næringsutvalget er kommunens utvalg for plansaker, jfr. Plan- og bygningsloven §3-3, 2. ledd, 3. setning. Plan- og næringsutvalget behandler også saker i forhold til forvaltning av vilt, landbruk, jordbruk, skogbruk, fiske-, miljø- og naturforvaltning. Utvalget er også kommunens organ for behandling av næringssaker. Plan- og næringsutvalget er innstillende organ overfor kommunestyret ved behandling av kommunale planer, retningslinjer og vedtekter innenfor sitt virkeområde. 3. PLAN- OG NÆRINGSUTVALGETS MØTER Rådmannen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organ, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, KL §13-1 tredje ledd. Leder setter opp saksliste for hvert møte. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av medlemmene krever det, KL §11-3 første ledd. Slike saker må meldes til leder 16 dager før møtedagen. Leder kaller inn til møter i plan- og næringsutvalget. I leders fravær kaller nestleder inn til møte. Møter i plan- og næringsutvalget avholdes i henhold til vedtatt møteplan, eller når leder mener det er nødvendig eller minst 1/3 av medlemmene krever det, KL §11-2 andre ledd. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møte, hvilke saker som skal behandles og hvor saksdokumentene er lagt ut. Leder leder møtene i utvalget. Ved forfall ledes møtet av nestleder. Ved forfall fra begge, velges særskilt møteleder ved flertallsvalg, KL §11-2 tredje ledd. Plan- og næringsutvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, KL §11-9. Medlemmene innkalles elektronisk sju dager før møtet. Saksdokumentene publiseres på kommunens hjemmeside; www.leirfjord.kommune.no. Dette gjelder ikke dokumenter som er unntatt offentlighet med hjemmel i lov. 4. MØTEOFFENTLIGHET OG LYD- OG BILDEOPPTAK Alle har rett til å være til stede i møter. Plan- og næringsutvalget skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt og når hensyn til personvern krever det, eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det, KL §11-5. Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, KL §11-6. 5. FJERNMØTE Plan- og næringsutvalget kan avholde fjernmøte, KL §11-7. Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter. Et møte som skal lukkes etter KL §11-5 andre og tredje ledd, kan ikke holdes som fjernmøte. Fjernmøte innkalles av leder. Saken skal utsettes til ordinært møte kan holdes, dersom 1/3 av organets medlemmer krever det, jfr. §2 i forskrift om fjernmøter. 6. ÅPNING AV MØTE Til den tid møtet er berammet, roper møteleder opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessige minste antall til stede, erklærer han møtet for satt. Fra det tidspunkt og til møtets slutt, kan ikke noen medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder og få slikt samtykke. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet må alltid melde seg for møteleder før de tar sete i forsamlingen. Deretter godkjennes innkalling og saksliste. Plan- og næringsutvalget velger to medlemmer i tillegg til møteleder som skal godkjenne møteboken. 7. FORFALL OG VARAMEDLEMMER Et medlem, eller et innkalt varamedlem, som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal uten opphold melde dette til sekretariatet og si fra om forfallsgrunnen, KL §8-1. Gyldig fravær foreligger hvis sykdom eller andre hindringer gjør det umulig eller uforholdsmessig vanskelig å møte. Sekretariatet kaller straks inn varamedlem, KL §7-10. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerordenen de er valgt. Dette betyr også at dersom et fast medlem eller et varamedlem som er høyere på listen er til stede, så skal denne ta plass i forsamlingen. Sekretariatet innkaller også varamedlem når det er kjent at noen må fratre som ugild i sak som skal behandles i møtet. Må noen på grunn av gyldig forfall forlate møtet under forhandlingene, må medlemmet straks melde fra til møtelederen. 8. DELTAKELSE FRA KOMMUNALE TJENESTEMENN OG ORDFØRER Rådmannen har møte- og talerett. Rådmannen kan la en av sine underordnede utøve denne retten på sine vegne, KL §13-1. Andre tjenestemenn kan møte når rådmannen kaller dem inn. Sekretariatet deltar i møtene og fører møtebok. Ordfører har møte-, tale- og forslagsrett i plan- og næringsutvalgets møter, KL §6-1 tredje ledd. 9. HABILITET Det er plan- og næringsutvalget selv som skal ta stilling til de enkelte medlemmenes habilitet, FVL§ 8 andre og tredje ledd. Et medlem har plikt til å varsle selv hvis han mener det kan stilles spørsmål ved hans habilitet. Også andre medlemmer kan melde fra om mulig inhabilitet. Slik melding bør gis så tidlig som mulig, i den hensikt at sekretariatet i samråd med leder skal ha mulighet til å innkalle varamedlem. Under behandling av habilitetsspørsmålet, skal vedkommende fratre. Hvis det stilles spørsmål i forhold til flere medlemmers habilitet, skal samtlige fratre under behandling av habilitetsspørsmålene. Om habilitet gjelder videre reglene i FVL kap. II, med følgende særregler i KL §11-10: «En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i kommunen. Første punktum gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ. Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen. En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv». En folkevalgt kan søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Plan- og næringsutvalget avgjør selv om han eller hun skal fritas, KL §11-11. Når et medlem er inhabil ved behandlingen av en sak tar vedkommende plass på tilhørerbenken og forblir der til saken er sluttbehandlet, dersom saken er åpen. Er saken lukket må medlemmet forlate salen til saken er sluttbehandlet. 10. UTVIDET INNSYNSRETT Plan- og næringsutvalget har, med de begrensningene som følger av KL §11-13, rett til innsyn i saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor utvalgets virkeområde. 11. TAUSHETSPLIKT Plan- og næringsutvalgets medlemmer plikter å bevare taushet om opplysninger som etter lov er taushetsbelagt. 12. BEHANDLING AV SAKENE Sakene på sakslisten behandles i den rekkefølge de er satt opp, med mindre plan- og næringsutvalget vedtar å endre på rekkefølgen. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller utvalget vedtar å utsette forhandlingen om den. Møtet kan likevel ta pauser for å avholde gruppemøter o.l. Dette gjelder ikke etter at en sak er tatt opp til votering. Plan- og næringsutvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten, KL §11-3 fjerde ledd. Plan- og næringsutvalget kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det. På tilsvarende måte kan utvalget fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, KL §11-3 femte ledd. 13. MØTELEDERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN OG TALERNES REKKEFØLGE Møteleder leser opp saksnummer og tittel, samt innstilling i saken. Er det etter at saken ble sendt ut kommet inn nye opplysninger som ikke er gjengitt i saken opplyses om dette. Leder kan redegjøre ytterligere for saken dersom han finner det påkrevd. Leder spør så om noen vil ha ordet til saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig bestemmer leder rekkefølgen mellom dem. 14. ORDSKIFTE Taleren skal holde seg til saken og møteleder skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Upassende eller fornærmende adferd eller tale er ikke tillatt. Dersom noen overtrer disse bestemmelsene skal leder påtale dette. Retter vedkommende seg ikke etter reglementet kan leder ta fra ham ordet eller ved avstemming kan forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette direkte misforståelser fra talerens side. Vil leder delta i ordskiftet skal han overlate ledelsen av møtet til nestleder. Dersom leder finner saken utdebattert, mens der ennå er inntegnet talere, kan han foreslå begrensning av debatten. Dette skjer ved forslag om at det settes strek og/eller at de senere inntegnede talere bare tilstås begrenset taletid. Når strek er satt, gis ikke adgang til å sette frem flere forslag. Leder kan tillate korte innlegg/replikker i forbindelse med siste talers innlegg for å rette på misforståelser, framlegge nye opplysninger, spørsmål eller svar på direkte spørsmål. Det tillates ikke replikker når strek er satt. 15. FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn plan- og næringsutvalget medlemmer og ordfører, med mindre særlig lovbestemmelse gir andre rett til å fremme forslag. Forslag skal leveres skriftlig og fortrinnsvis sendes elektronisk til sekretariatet, med mindre møtelederen godkjenner noe annet. Forslag skal underskrives av forslagsstiller. Ved enkeltvedtak i henhold til FVL §§24 og 25, skal forslag begrunnes. Før votering skal forslaget refereres av møteleder. 16. AVSTEMNING Når ordskiftet er ferdig, sier møteleder fra at saken tas opp til avstemning. Medlemmer som er til stede når en sak tas opp til avstemning, plikter å stemme. Ved valg og vedtak om ansettelse er det adgang til å stemme blankt, KL §8-1. Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt, KL §11-9 andre ledd. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmeavgivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. 17. PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta å holde prøveavstemning som ikke er bindende. 18. AVSTEMNINGSMÅTER Avstemning foregår på en av følgende måter:
- ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det
- ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er imot et forslag om å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det holdes kontraprøve
- skriftlig votering ved valg og tilsettinger dersom ett eller flere medlemmer krever det
19. MØTEBOK Rådmannen sørger for at det blir ført møtebok, KL §11-4. Møteboken skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, hvem som møtte og hvem som var fraværende, hvilke saker som ble behandlet, hvilke vedtak som ble truffet og avstemningsresultat. Dersom det blir reist spørsmål om habilitet, skal også lovhjemmel, behandling og resultat av habilitetsvurderingen føres under den enkelte sak. Trer noen fra eller til under forhandlingene, føres dette inn slik at en av møteboka, sammenholdt med representantfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Møteboken godkjennes av leder i tillegg til to valgte medlemmer. Med unntak av deler som er unntatt offentlighet, gjøres møteboka tilgjengelig når møtet er slutt og protokollen er godkjent. Eventuelle innsigelser til protokollen må meldes møteleder snarest, og senest i neste møte. Krav om protokolltilførsel må fremmes skriftlig innen møtets slutt. 20. ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Leder skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtesalen og området rundt. Leder skal også se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis publikum ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan leder vise ut vedkommende. 21. FORHOLD TIL ANDRE LOVER OG FORSKRIFTER Dette reglementet gjelder bare i det omfang det ikke kommer i konflikt med lov eller forskrift. |